Reikningar

Reikningar 

Tollareglur kveða á um að reikningur verði að fylgja með öllum sendingum. 

Nauðsynlegt er að reikningur fylgi með öllum sendingum hvort sem þær eiga að fara til landa innan Evrópusambandins eða utan þess. Reikningurinn á að vera í fimm eintökum og með undirskrift sendanda.

Að gera reikning þarf ekki að vera flókið, skoðaðu dæmi um reikning.pdf.

Vinsamlegast fylltu út allar nauðsynlegar upplýsingar á reikningnum og skrifaðu undir með dagsetningu. Hér að neðan koma svona nákvæmar upplýsingar um hvernig fylla skal út sjálfan reikninginn.

Eftirfarandi atriði þurfa að koma fram á reikningi

Leiðbeiningarnar eru byggðar á alþjóðavinnureglum um tollasendingar.

Reikningur þarf að innihalda eftirfarandi atriði:

• Reikningurinn verður að útfyllast á ensku. Það mun spara tíma við tollafgreiðslu á sendingunum.
• Nafn og heimilisfang sendanda.
• Yfirskrift reikningsins á að vera INVOICE (Proforma Invoice er ekki meðtekið).
• Nafn og heimilisfang innflytjanda (sá aðili er ekki alltaf sá sami og viðtakandi).
• Dagsetning.
• Númer reiknings.
• Magn hverrar vörutegundar.
• Greinargóða lýsingu á hverri vörutegund fyrir sig, það er ekki nóg að gefa tilvísun í vörulista.
• Heildarverðmæti þeirra vara sem reikningurinn inniheldur þarf að koma fram. Ekki má einungis gefa upp verðmæti eins og verð til tolls né tollareikning.
• Það skal vera skýrt uppgefið í hvaða gjaldmiðli reikniningurinn er útgefin. Það má ekki gefa upp verð í íslenskum krónum, einungis dollurum ($), evrum (€) eða í gjaldmiðli viðkomandi lands.
• Upplýsingar um hvaðan vörurnar koma upprunalega þ.e.a.s. framleiðsluland. Þessar upplýsingar þurfa að koma fram fyrir hverja vörutegund fyrir sig ef vörurnar koma frá mismunandi löndum.
• Brúttó- og nettóþyngd fyrir þær vörur sem koma fram á reikningnum og verið er að senda. Mismunur á brúttó- og nettóþyngd eru umbúðirnar sem ætlaðar eru til að verja og halda sendingunni saman.

Eftirfarandi texta skal rita á reikninginn: "We certify that this invoice shows the full value of the goods and that a further invoice will not be issued."

Leiðbeiningar um útfyllingu á reikningi

Reikningur sem fylgir með sendingunni þinni er í raun staðfesting á innihaldi og verðgildi þess sem verið er að senda. Þessar upplýsingar verða notaðar bæði fyrir tollafgreiðslu og einnig sem sönnunargögn ef eitthvað kemur fyrir sendinguna.

Hver á að búa reikninginn til?
Sá sem býr til reikninginn er ábyrgur fyrir því að allar upplýsingar á honum séu réttar. Þess vegna ætti aldrei að biðja starfsfólk TNT um að útbúa reikning, jafnvel þó það sé gert fyrir hönd sendanda.

Á hvernig pappír?
Gott er að nota fyrirtækjabréfsefni með merki þess fyrirtækisins þegar verið er að útbúa reikning. Það er ekki skilyrði að reikningurinn sé skrifaður á fyrirtækjabréfsefni. Almennt séð eru það trúverðugri reikningar sem þannig eru skrifaðir en reikningar sem skrifaðir eru á hvítan pappír.

Ekki gleyma smáatriðunum
Heimilisföng sendanda og móttakanda eiga að innihalda eins nákvæmar upplýsingar og mögulegt er. Fyrir utan nafn og heimilisfang er nauðsynlegt að hafa upplýsingar um símanúmer, faxnúmer, póstnúmer, VSK-númer móttakanda, skráningarnúmer fyrir tollinn o.s.frv. 

Nákvæm innihaldslýsing
Skrifaðu nákvæma innihaldslýsingu á reikninginn. Það skilar sér í sneggri tollafgreiðslu og þar af leiðandi er hægt að afhenda vöruna fyrr. Ef um endursendingu er að ræða og sendandi gerir beiðni um skoðun hjá tollinum þá verður innflutningsnúmer að vera á reikningnum (innflutningsnúmer er það númer sem fylgdi vörunni þegar hún kom upphaflega inn í landið). Ef vara er að fara út til viðgerðar er gott að hafa raðnúmer, týpunúmer eða módelnúmer á reikningnum. 

Hvar var varan búin til?
Mikilvægt er að geta þess á reikningnum hvar varan er framleidd. 

Vísið til TNT-númers á reikningnum
Ef þú ert með TNT-fylgibréf sem þú fyllir út áður en TNT sækir sendinguna er gott að setja TNT-númerið á reikninginn. Það veitir sönnun fyrir því að reikningurinn eigi við þessa tilteknu sendingu. 

Rétt verðgildi er nauðsynlegt
Verðgildið á reikningnum verður að vera í samræmi við þær vöru sem verið er að senda. Jafnvel þó verið sé að senda sýnishorn til væntanlegra viðskiptavina verður verðgildi sendingarinnar að endurspegla kostnaðinn eins og verið sé að selja vöruna til móttakanda. Fyrir sendingar sem innihalda mismunandi tegundir af vörum verður reikningurinn að innihalda sundurliðaðar upplýsingar um verðgildi fyrir hvern einasta hlut.

Í sumum tilfellum gæti tollurinn beðið um afrit af greiddum reikningi sem sönnun fyrir því að rétt verðgildi hafi verið skráð á reikninginn.

Flutningskostnaður
Mikilvægt er að það sé skráð á reikninginn hver borgar flutningskostnaðinn á vörunni ásamt reikningsnúmeri hjá viðkomandi fyrirtæki. 

Dagsetning og undirskrift
Dagsetning og undirskrift er endapunkturinn á góðum reikningi. Undirskriftin er staðfesting á því að þær upplýsingar sem eru á reikningnum séu réttar og þýðir í raun að viðkomandi aðili ber ábyrgð á reikningnum.

Oftast eru reikningar undirritaðir og dagsettir af ákveðnum aðila innan hvers fyrirtækis.

Að lokum
Ef þú heldur að varan sem þú ert að senda þurfi sérstaka tollmeðferð á áfangastað, hafðu samband við þjónustufulltrúa TNT í síma 580 1010 og við munum reyna að aðstoða þig eftir fremsta megni.