Faktura elektroniczna w pytaniach i odpowiedziach


1.Co to jest faktura elektroniczna (e-faktura)?

Faktura elektroniczna jest bezpłatnym, nowoczesnym i wygodnym odpowiednikiem używanej dotąd faktury papierowej.

E-faktura dostępna jest z dowolnego miejsca dzięki Internetowi – 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku.

Faktura elektroniczna (e-faktura), to faktura wystawiona zgodnie z  Ustawą o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 , poz. 535 oraz z 2005 r. Nr 14, poz. 113 i Nr 90, poz. 756) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Faktura elektroniczna wystawiana przez TNT Express (Poland) sp. z o.o. spełnia wszystkie wymogi przepisów podatkowych obowiązujących w Polsce. Potwierdza to dodatkowo pozytywna opinia w tej sprawie wydana przez Ministra Finansów dla TNT Express (Poland) sp. z o.o. w piśmie nr IPPP3/443-127/08-2/MPe z dnia 28.01.2009r.

2. Na jakiej podstawie TNT Express Worldwide (Poland) sp. z o.o.  wprowadza w Polsce fakturę elektroniczną jako dokument finansowy?

Faktura elektroniczna jest dokumentem finansowym, i tym samym posiada moc prawną, dzięki rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r., dotyczącego przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz ich przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu w razie kontroli (Dz.U. 2010.249.1661).

Faktura elektroniczna wystawiana przez TNT Express (Poland) sp. z o.o. spełnia wszystkie wymogi przepisów podatkowych obowiązujących w Polsce. Potwierdza to dodatkowo pozytywna opinia w tej sprawie wydana przez Ministra Finansów dla TNT Express (Poland) sp. z o.o. w piśmie nr IPPP3/443-127/08-2/MPe z dnia 28.01.2009r.

TNT Express (Poland) sp. z o.o. będzie wystawiało fakturę elektroniczną tylko tym klientom, którzy prześlą do naszej firmy pisemną akceptację tej formy faktury. Formularze akceptacji, zmiany adresu e-mail oraz wycofania akceptacji dostępne są na stronie internetowej www.tnt.com.pl w katalogu E-faktura. Rejestracja otrzymanego formularza przez TNT zostanie potwierdzona poprzez wiadomość e-mail przesłaną na adres podany na formularzu.

3. W jaki sposób zamówić fakturę elektroniczną za usługi świadczone przez  TNT Express?

  • Wejdź na stronę www.tnt.com.pl 
  • Wejdź do katalogu E-faktura poprzez link na stronie głównej
  • Pobierz formularz „Akceptacja faktury elektronicznej”
  • Wypełnij formularz wpisując wyraźnie jeden adres e-mail, na który chcesz otrzymywać fakturę elektroniczną (proponujemy, aby do tego adresu e-mail miała dostęp grupa wyznaczonych osób)
  • Formularz podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy prześlij do TNT Express Worldwide () sp. z o.o., ul. Annopol 19, 03-236 Warszawa z dopiskiem „Dział Fakturowania” lub na adres e-mail: pl.nad@tnt.com .

4. Jaki jest koszt faktury elektronicznej?

Wystawienie faktury elektronicznej dla klienta jest bezpłatne. Ponadto Nasza firma udostępnia klientowi dostęp kopii faktury oraz dostęp zaimportowania danych z faktury w plikach TXT lub Excel.

5. Czy klient, który chce otrzymywać faktury elektroniczne (e-faktury) musi zakupić podpis elektroniczny?

Nie. Do otrzymywania faktury elektronicznej (e-faktury) nie jest potrzebne posiadanie przez nabywcę podpisu elektronicznego. Wymagany jest natomiast dostęp do przeglądarki internetowej.

6. Czy faktura elektroniczna jest bezpieczna?

Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania bezpieczeństwa. TNT Express Worldwide (Poland) sp. z o.o gwarantuje bezpieczeństwo danych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

7. Czy faktura elektroniczna może być przesłana na inny adres e-mail niż podany w formularzu?

Nie. E-faktura może być wysłana wyłącznie na adres wskazany w formularzu akceptacji. Zmiana adresu e-mail wymaga przesłania do TNT Express nowego formularza akceptacji faktury z aktualnym adresem e-mail.

8. Czym różni się faktura papierowa od faktury elektronicznej?

Faktura papierowa i faktura elektroniczna mają taką samą wartość prawną. Różnią się tylko i wyłącznie nośnikiem, przy pomocy, którego są dostarczane. Tak więc nic nie stanowi przeszkód, aby fakturę elektroniczną przedstawić urzędowi skarbowemu i organom podatkowym do udokumentowania poniesionych wydatków za usługi czy towary.

9. Jak przechowywać fakturę elektroniczną?

Przepisy dotyczące sposobu przechowywania e-faktur odnoszą się nie tylko do faktur wystawionych, ale także otrzymanych w formie elektronicznej.

Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

  1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych fakturod momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  2. łatwe ich odszukanie;
  3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

10. Jak mam zaprezentować fakturę elektroniczną urzędowi skarbowemu?

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organombezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

11. Czy mogę otrzymywać jednocześnie fakturę papierową i elektroniczną?

Nie. Faktura elektroniczna jest wystawiana przez TNT wyłącznie w formie elektronicznej i nie jest możliwe wystawienie jej w formie papierowej.

12. Czy mogę otrzymać papierowy duplikat faktury elektronicznej (e-faktury)?

Tak.

13.  Jak mam zapłacić za e-fakturę na poczcie lub w banku?

Należności za fakturę elektroniczną należy regulować w sposób identyczny, jak w przypadku faktury papierowej.

14. Co zrobić, gdy przypadkowo usunę wiadomość e-mail z e-fakturą?

Jeżeli wiadomość e-mail z dołączoną e-fakturą zostanie usunięta lub zaginie niezwłocznie skontaktuj się z  TNT Express. Wyślemy Ci  duplikat w wersji elektronicznej.

15. Co należy zrobić, jeżeli zmieni się mój adres e-mail?

Jeżeli chcesz zmienić adres e-mail, na który otrzymujesz e-faktury za usługi TNT, pobierz ze strony www.tnt.com.pl formularz do zmiany adresu e-mail, wypełnij i podpisane oświadczenie z nowym adresem e-mail wyślij na adres podany na formularzu.

16. Czy mogę zrezygnować z faktury elektronicznej?

Tak. Aby zrezygnować z faktury elektronicznej należy wypełnić formularz „Wycofanie akceptacji faktury w formie elektronicznej” i przesłać do TNT Express (Poland) sp. z o.o. na adres podany na formularzu. Rejestracja formularza przez TNT zostanie potwierdzone poprzez wiadomość e-mail na adres podany w formularzu.