Elektronická fakturácia - eInvoicing
Čo potrebujem na to, aby som mohol prejsť na elektronickú fakturáciu?
Jediné, čo potrebujete, je mať zriadenú e-mailovú schránku, PDF prehliadač a prístup na internet. Viac informácii o eInvoicing.
Na čo je potrebný PDF prehliadač?
Originály elektronických faktúr, ktoré budete dostávať e-mailom, ako aj ich kópie, sú totiž v PDF formáte. PDF prehliadač patrí k bežne dostupným programom, ktoré sa dajú bezplatne stiahnuť na internete.
Sú elektronické faktúry z hľadiska slovenskej legislatívy uznávané ako daňový doklad?
Túto možnosť definuje zákon o DPH 222/2004, §75 Vyhotovenie faktúry, odstavec 6. Aby bola elektronická faktúra akceptovaná ako daňový doklad, musí byť podľa slovenskej legislatívy vybavená zo strany vystavovateľa faktúry elektronickým podpisom, ktorý garantuje vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry. Elektronické faktúry TNT túto podmienku spĺňajú, a preto nemusia obsahovať pečiatku a podpis, ako je to u papierových faktúr.
Musím mať zavedený elektronický podpis, aby som mohol prijímať elektronické faktúry?
Nie, pre účel prijímania elektronických faktúr nepotrebujete mať vytvorený vlastný elektronický podpis.
Vyzerajú elektronické faktúry inak ako tie papierové?
Nie. Dokument vo formáte PDF obsahuje obrázok faktúry, ktorý je totožný s papierovou formou faktúry, ktorú klient dôverne pozná.
Kde na elektronickej faktúre vidieť elektronický podpis?
Digitálny podpis, ktorý obsahuje originál PDF faktúry je v skutočnosti „neviditeľný“. Ide o softvérový ochranný kód, ktorý bol vygenerovaný počas procesu vytvárania faktúry v rámci interných systémov TNT. Elektronický podpis teda nie je klasickým ručným podpisom alebo pečiatkou, ako si ho mnohí predstavujú. To, že dokument je chránený elektronickým podpisom, sa užívateľovi zobrazí rôzne, v závislosti od verzie programu na zobrazovanie súborov PDF. Adobe Reader verzie 7 zobrazuje informačnú tabuľku hneď po otvorení dokumentu.
Čo ak sa mi po otvorení originálu PDF faktúry objaví otáznik a veta, že platnosť (validity) dokumentu je „UNKNOW“ alebo not confirmed?
Ak sa vám po otvorení originálu TNT faktúry zobrazí platnosť digitálneho podpisu ako "UNKNOW" alebo „not confirmed“, je to spôsobené len nesprávnym nastavením vášho PDF prehliadača, ktorý od vás vyžaduje zaradiť TNT medzi schválených dodávateľov. Zavolajte nám na 02/48 275 788 a my vám poradíme, ako si zmeniť tieto nastavenia.
Kde je možné overiť si právoplatnosť elektronického podpisu a autenticitu dokumentu?
Po otvorení faktúry v PDF prehliadači si môžete podrobnosti a vlastnosti digitálneho podpisu jednoducho zobraziť. V Adobe PDF verzii 8 a 9 stačí kliknúť na „Signature Properties“ vo fialovej lište zobrazenej vo vrchnej časti faktúry. Kliknutím na „Show Certificate“ v záložke „Summary“ sa vám zobrazí firma, ktorá poskytla serverové riešenie na tvorbu digitálneho podpisu. V prípade TNT ide o poprednú firmu GeoTrust.
Ako sa archivujú elektronické faktúry?
Elektronické faktúry je možné archivovať len elektronicky – na CD alebo na disku – iba v tejto forme je totiž možné vidieť elektronický podpis, ktorý garantuje ich originalitu pre účely auditu alebo daňovej kontroly.
Elektronické faktúry je možné archivovať len elektronicky – na CD alebo na disku – iba v tejto forme je totiž možné vidieť elektronický podpis, ktorý garantuje ich originalitu pre účely auditu alebo daňovej kontroly.
Na akom princípe funguje aplikácia eInvoicing?
eInvoicing je internetová aplikácia. Dá sa prirovnať k bežnej e-mailovej schránke, s tým rozdielom, že namiesto e-mailov vám sem chodia kópie faktúr, a to takmer okamžite po ich vystavení v TNT. O novej faktúre vždy dostanete avízo e-mailom, spolu s linkom na priamy vstup do aplikácie. Každý klient má svoju eInvoicing „schránku“ bezpečne chránenú prístupovým menom a heslom. Tu si môžete kópie svojich faktúr zobrazovať, tlačiť, sťahovať, mazať, filtrovať či usporadúvať podľa rôznych kritérií.
Ako dlho aplikácia uchováva v pamäti faktúry?
Systém uchováva v pamäti každú faktúru po dobu 26 týždňov. Potom je automaticky vymazaná. Kedykoľvek predtým môžete faktúry zo systému vymazať aj sám. Prvé faktúry, ktoré sa vámi v „schránke“ objavia sú tie, ktoré boli vystavené až po vašej registrácii na eInvoicing.
Sú chránené elektronickým podpisom aj tie PDF faktúry, ktoré sú ukladané v aplikácii eInvoicing?
Nie, v aplikácii eInvoicing sú ukladané len kópie faktúr, a to v dvoch formátoch – v PDF a vo formáte CSV, ktorý vám umožňuje preklopiť fakturačné dáta priamo do vášho účtovného systému. Originál faktúry chránený elektronickým podpisom dostanete len e-mailom a iba tento je daňovým dokladom.
Nie, v aplikácii eInvoicing sú ukladané len kópie faktúr, a to v dvoch formátoch – v PDF a vo formáte CSV, ktorý vám umožňuje preklopiť fakturačné dáta priamo do vášho účtovného systému. Originál faktúry chránený elektronickým podpisom dostanete len e-mailom a iba tento je daňovým dokladom.
Čo v prípade, ak ešte nemám od TNT faktúru. Ako sa mám zaregistrovať?
Registrácia na eInvoicing vyžaduje od vás z bezpečnostných dôvodov zadať aj číslo predošlej TNT faktúry a jej sumu. Ak ešte nemáte TNT faktúru, prosím, kontaktujte nás na rio.sk@tnt.com alebo na telefónnom čísle 02/48 275 788 a my vás zaregistrujeme.
Prečo si TNT účtuje poplatok za vystavenie papierovej faktúry?
TNT má veľmi prísne environmentálne štandardy a ciele. Tieto sa týkajú aj znižovania spotreby papiera. Preto sme investovali do technológie na „zelenšiu“ elektronickú fakturáciu. V súčasnosti klientom ponúkame na výber dva spôsoby distribúcie faktúr, papierovú (poštou) a elektronickú. Distribúcia papierovej faktúry je nákladnejšia a nie je šetrná voči životnému prostrediu, preto ju spoplatňujeme. Naším cieľom je motivovať takto klientov k elektronickej fakturácii, ktorá je nielen šetrná k prírode, ale ponúka im aj väčší komfort, kontrolu a ďalšie výhody.
Registrácia: Pri kroku 3 „Údaje o účte“ systém neberie údaje o zákazníckom čísle faktúry. Prečo?
Zákaznícke číslo vrátane počiatočných núl musí byt 9 miestne. Ak je vaše TNT zákaznícke číslo napríklad 12345, musíte pred neho dopísať štyri nuly, aby vytvorilo 9 miestne číslo: 00001245. Ak by vaše zákaznícke číslo bolo napríklad 1234, do kolónky by ste napísali 000001234. V prípade faktúry je proces rovnaký, s tým rozdielom, že nuly dopíšete pred číslo faktúry tak, aby bolo výsledné číslo 8 miestne: 00123456 (kde 123456 je číslo faktúry).
Registrácia: Ako mám zadať sumu faktúry pri kroku 3 „Údaje o účte“?
Do kolónky „suma faktúry“ zadajte celkovú sumu predošlej TNT faktúry vrátane DPH, pričom faktúra nesmie byť staršia ako 3 mesiace. Ak má suma desatinné miesto, oddeľte ho, prosím, bodkou, nie čiarkou. Po vyplnení je nutné kliknúť na "pridať zákaznícke číslo" a po pridaní zákazníckeho čísla kliknúť na "pokračovať".