Информация за защита на личните данни на „ТНТ България“ ЕООД

ЗАЩИТА НА ЛИЧНИ ДАННИ ОТНОСНО ДОГОВОРИ:

Уважаеми контрагенти,

РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (Общ регламент относно защитата на данните) се прилага от 25 май 2018 г.

В изпълнение на задълженията си по Общия регламент относно защитата на данните като администратор на лични данни с настоящото Уведомление „ТНТ България” ЕООД („ТНТ“), с ЕИК 831856043, със седалище в гр. София и адрес на управление: гр. София, район “Искър” ж.к. “Дружба” 1, п.к. 1528, ул. “Неделчо Бончев” № 35 Ви предоставя информация във връзка с обработването на лични данни.

 

I. Обработване на лични данни.

Във връзка със сключен между Вас и ТНТ договор  („Договорът“) ТНТ обработва лични данни за целите по т. III по-долу. Когато тези лични данни се събират от физическото лице, за което се отнасят, тяхното предоставяне е задължително изискване, необходимо за сключването на Договора - в случай че съответните данни не са предоставени, няма да е възможна идентификацията на лицето като страна по Договора или неин представител, както и установяването на представителната му власт, ако е приложимо.

Във връзка с Договора е възможно ТНТ да обработи предоставени от Вас лични данни на лица по т. II, буква в) по-долу, които ТНТ не е получило от субекта на данните. В тези случаи Вие следва да предоставите на тези лица информацията по това Уведомление, освен ако това не изисква несъразмерно големи усилия.

II. Субекти на данните.

ТНТ обработва лични данни на следните категории физически лица (“субекти на данните“):

а) Ваши лични данни, ако сте физическо лице (вкл. едноличен търговец), доколкото сте страна по Договора;

б) лични данни на физическото лице, подписало Договора от Ваше име в качеството на Ваш законен представител или пълномощник;

в) лица, извън тези по буква а) и б), за които Вие отговаряте (напр. лица за контакт; МОЛ; други физически лица, на които Вие сте възложили функции във връзка с Договора и др.);

III. Цел на обработване. Правно основание за обработване.

Целите на обработване на лични данни от страна на ТНТ, са както следва:

а) Ваши лични данни, ако сте физическо лице и доколкото сте страна по Договора, се обработват с цел сключване и изпълнение на Договора, както и за спазването на приложимото счетоводно и данъчно законодателство. Тези лични данни обикновено включват имената, фирма, ЕИК, седалище и адрес на управление, данни за ДДС регистрация, други данни за контакт (напр. телефонен номер, имейл адрес), информация относно банкови сметки, , както и друга информация във връзка с правоотношението, установено с Договора.

Правни основания: обработването е необходимо за сключването и изпълнението на Договора, както и за спазването на счетоводни, данъчни и други законови задължения на ТНТ.

б) Лични данни на физическото лице – представител се обработват с цел установяване на представителната му власт при сключване и изпълнение на Договора. Тези лични данни обикновено включват имената на лицето и данни относно неговата представителна власт (напр. данни по пълномощно или информация от публичен регистър).

Правни основания: обработването е необходимо за спазването на заложените в българското законодателство правила относно установяването и упражняването на представителна власт, както и за целите на легитимния интерес на ТНТ от установяване на валидната представителна власт на физическото лице по отношение на представлявания.

в) Лични данни на лицата по т. II, буква в) се обработват с оглед изпълнението на задълженията и упражняването на правата на ТНТ по Договора. Тези лични данни обикновено включват имената на лицето и неговите данни за контакт (адрес, телефонен номер, факс, имейл адрес), както и информация за позицията му във Вашата структура (длъжност, отговорности).

Правни основания: обработването е необходимо за изпълнението на Договора и се осъществява с оглед съществуващо трудовоправно или друго договорно задължение между лицето и Вас. В допълнение, ТНТ има, а също и Вие, легитимен интерес да можем да комуникираме с оглед изпълнението на Договора чрез и във връзка с такива лица за контакт или отговорни лица.

г) Личните данни, събрани за целите по буква а), б), в) по тази т. III, могат да се обработват и с цел защита на ТНТ срещу евентуални правни претенции от Вас или трети лица, както и за установяването и упражняването на правата на ТНТ. С тази цел Договорът и другите документи, свързани с договорното правоотношение, се архивират с оглед предвидените от българското законодателство давностни срокове. В тези случаи личните данни се обработват при предприемане на допълнителни технически и организационни мерки за тяхната защита (напр. крайно ограничен достъп до съответните документи, въвеждане на специфични вътрешни правила относно архивирането на документи, които съдържат лични данни и др.).

При извънредни обстоятелства, е възможно ТНТ да извърши преглед на съхраняваните (включително архивираните) от него лични данни за целите на нормативното съответствие и защитата на стопанската му дейност. Това може да включва например проверки за целите на оповестяването на информация и/или проверки на документация във връзка с производства пред компетентни публични органи, както и проверки във връзка с конкретна правна претенция. Доколкото е допустимо съгласно българското законодателство, тези проверки се извършват по основателен и пропорционален начин и подлежат на одобрение от ръководството на ТНТ на подходящо йерархично равнище.

Правни основания: обработването е необходимо с оглед заложените в българското законодателство принципи относно правото на защита срещу правни претенции и на защита на законни права и интереси, както и свързания с тях легитимен интерес на ТНТ от упражняване на правата, предвидени от българското законодателство във връзка с евентуални правни претенции.

д) ТНТ обработва лични данни единствено доколкото е необходимо, така че да може да изпълни описаните по-горе цели, и то само когато обработването не накърнява неприкосновеността на личния живот на субектите на данни по начин, който би имал предимство пред негов легитимен интерес. Ако Вие предоставите на ТНТ лични данни, извън тези, които са необходими за целите на букви а), б), в) по тази т. III, ТНТ няма да обработва тези категории лични данни извън посоченото в буква г), като част от документите, разменени между страните с оглед сключването и изпълнението на Договора. При обработването на личните данни в съответствие с това Уведомление, ТНТ не извършва автоматизирано вземане на решения.

IV. Срок на обработване.

а) Личните данни, събрани за целите на букви а), б) и в) по т. III, се обработват активно (това включва действия извън простото съхранение) за срок до прекратяване на договорното правоотношение.

б) Някои документи, съдържащи лични данни, се архивират за срок от 5 г. след сроковете, посочени в буква а) по тази т. IV. Независимо от този общ срок, документи, за които българското законодателство изисква по-дълъг срок на съхранение, се архивират за съответния период от време. Така например, счетоводното законодателство изисква счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол (включително, но не само съответния договор), одит и последващи финансови инспекции да се съхраняват 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

V. Получателите или категориите получатели, пред които могат да бъдат разкрити личните данни

а) Лица от корпоративната група

ТНТ е част от корпоратичната група, която осъществява дейност в глобален мащаб в над 220 държави. С оглед международната структура на групата, част от функциите на ТНТ са изнесени към свързани с него лица. Напр. административни дейности, включително по отношение на управлението и използването на IT ресурси могат да се изпълняват от едно или повече лица от групата, с което се цели ефективно използване на ресурсите в рамките на групата. Така например някои от IT системите на ТНТ се поддържат на сървъри на дружества от групата.

В тази връзка е възможен трансфер на лични данни както в страни в Европейския съюз и Европейското икономическо пространство (ЕС и ЕИП), така и извън тях до държави, които предоставят ниво на защита на личните данни, адекватно на това в ЕС и ЕИП. Възможен е трансфер на лични данни и до страни извън ЕС и ЕИП, в които се прилагат различни стандарти за защита на личните данни. В тези случаи лицата от корпоративната група са предприели достатъчни гаранции, които осигуряват адекватно ниво на защита на личните данни.

С оглед международния характер на групата дружества и възможността за осъществяване на доставки по цял свят, е възможно лични данни да бъдат предоставени на лица от групата извън Европейския съюз и Европейското икономическо пространство. За някои от тези държави е налице решение на Европейската комисия за адекватност на защитата на личните данни. За други са сключени договори, които инкорпорират одобрените от Европейската комисия стандартни договорни клаузи. Освен това, при трансфери на лични данни до САЩ, ТНТ разчита и на сертифицирането на получатели на данните по рамката „Щит за неприкосновеността на личните данни между ЕС и САЩ“. Субектите на данни имат право да поискат от ТНТ копие на използваните гаранции, като се обърнете към ТНТ по начина, посочен по горе.

б) Лица извън корпоративната група

Възможно е ТНТ да предоставя лични данни на лица, обработващи лични данни от негово име, когато е необходимо за различните цели, посочени в горната т. III, като например на:

·    външни консултанти;

·    подизпълнители на услугите по Договора;

·    доставчици на IT услуги;

·    други доставчици на услуги, обработващи от името на ТНТ в процеса на подпомагане на стопанските му дейности;

Обработващите лични данни действат въз основа на писмен договор, в съответствие с изричните инструкции на ТНТ и при прилагането на подходящи технически и организационни мерки за защита на лични данни.

Възможно е предоставянето на лични данни и на други обработващи лични данни, които оказват съдействие на ТНТ за постигане на целите по-горе.

При извънредни обстоятелства, е възможно да лични данни да бъдат предоставени:

·    на лице, което придобие стопанска дейност и активи на ТНТ или съответни части от тях;

·    на компетентни публични органи в производства пред тях; или

на друго лице, когато се изисква по закон.

VI. Права на субектите на данни

Субектите на данни имат следните права съгласно законодателството за защита на личните данни:

a.      Право на достъп

Субектите на данни имат право да получат потвърждение дали се обработват техни лични данни, и ако това е така, да получите копие от личните им данни, които са в процес на обработване от ТНТ, както и информация относно обработването. Правото на достъп не е абсолютно, доколкото то се ограничава от правата и свободите на другите. За допълнителни копия, поискани от субектите на данни, ТНТ може да наложи разумна такса с оглед административните си разходи.

b.      Право на коригиране

Субектите на данни имат право да поискат коригирането на техните лични данни, които са неточни, и попълването на техните лични данни, които са непълни.

c.       Право на изтриване (право „да бъдеш забравен“)

В някои случаи е възможно субектите на данни да имат правото да поискат изтриването на личните им данни. Такива например са случаите в които: личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани; упражнят правото си на възражение; и др.

d.      Право на ограничаване на обработването

В някои случаи е възможно субектите на данни да имат правото да поискат ограничаване на обработването на личните им данни, напр. ако искат да установят точността или причината за тяхното обработване. Ограниченото обработване обикновено се свежда до простото съхранение на личните данни, като всяко друго обработване се преустановява.

e.       Право на преносимост

Имате право да получите личните Ви данни, които сте ни предоставили, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат, както и да ги прехвърлите на друг администратор, доколкото обработването се извършва на основание наше договорно задължение съгласно посоченото в т. III по-горе.

f.        Право на жалба

Ако субект на данни счита, че при обработката на личните му данни ТНТ е нарушило приложимото законодателство за защита на личните данни, има право да подаде жалба до Комисията за защита на личните данни.

В някои случаи правата на субектите на данни са ограничени – например, ако ТНТ докаже, че има законово основание да обработва личните данни, тези права може да са неприложими.

Възможно е да се наложи ТНТ да изиска допълнителна информация от субект на данни във връзка с негово искане, за да може да бъде потвърдена неговата идентичност и че разполага със съответното право. Това е допълнителна мярка за сигурност, за да се гарантира, че негови лични данни няма да бъдат разкрити на трети лица, които нямат право да ги получат, както и за своевременното обработване на искането.

ТНТ ще извърши действията по удовлетворяване на правата по-горе безплатно, освен ако исканията са явно неоснователни или прекомерни, по-специално поради своята повторяемост – в тези случаи ТНТ може да наложи разумна такса, с оглед административните си разходи или да откаже да предприеме действия по искането. 

VII. Право на възражение

Субектите на данни, чиито данни се обработват единствено на основание легитимен интерес на ТНТ съгласно посоченото в т. III по-горе, имат право по всяко време да направят възражение срещу това обработване. В случай че упражнят това си право, ТНТ незабавно ще прекрати обработването за съответните цели, освен ако не докаже, че съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на физическите лица, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

VIII. Защита на личните данни

ТНТ се отнася се сериозно към защитата на личните данни и предприема подходящи технически и организационни мерки, за да гарантира изпълнението на изискванията на законодателството за защита на личните данни.