Privacyverklaring van TNT

Uw vertrouwen is belangrijk voor ons. Daarom beschermen en gebruiken we uw gegevens op verantwoorde wijze, terwijl we de uitstekende service blijven verlenen die u verwacht van TNT Express B.V. en haar operationele groepen, dochterondernemingen en afdelingen (hierna 'TNT'). Bij TNT geven we de hoogste prioriteit aan de bescherming van uw privacy en de beveiliging van uw persoonsgegevens. TNT heeft deze privacyverklaring opgesteld om u te informeren over hoe TNT persoonsgegevens verzamelt en gebruikt.

Laatst bijgewerkt: mei 2018

1. Is deze privacyverklaring op u van toepassing?

Deze privacyverklaring is op u van toepassing als u een klant of leverancier van TNT bent, een pakket ontvangt dat door TNT is afgeleverd of als u contact opneemt met TNT via www.tnt.com of social media of als u e-mails TNT ontvangt. Onze websites zijn bestemd voor een algemeen publiek en zijn niet gericht op kinderen. We verzamelen niet bewust of met opzet persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Als je jonger bent dan 16 jaar, mag je niet zelf persoonsgegevens aan ons verstrekken, maar moet je hierbij worden geholpen door een ouder of voogd. Als u denkt dat uw kind persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, kunt u contact opnemen via dataprotection@tnt.com en zullen we deze verwijderen.

2. Welke informatie verzamelt TNT?

Tijdens haar zakelijke activiteiten en dienstverlening, zal TNT persoonsgegevens moeten verwerken. 'Persoonsgegevens' betreffen alle gegevens die direct of indirect kunnen worden gebruikt om een natuurlijk persoon te identificeren. U verstrekt de meeste van uw persoonsgegevens rechtstreeks aan TNT, bijvoorbeeld:

  • Contactgegevens. Zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
  • Financiële gegevens. Zoals uw bankrekeningnummer, betalingsstatus, facturen;
  • Identificatiegegevens. Zoals uw rijbewijsnummer;
  • Accountgegevens. Aanmeldingsgegevens, inclusief uw e-mailadres en wachtwoord, en andere informatie van uw account;
  • Informatie over verzending en diensten. Bijvoorbeeld het traceringsnummer van de verzending, de routeringsinformatie van de verzending, de locatiegegevens, de status van een verzending, de afleverlocatie, het verpakkingstype, het aantal stuks, het gewicht, een foto van het pakket, douane-informatie; 
  • Informatie over gebruiker en voorkeuren. Bijvoorbeeld bedragen van verzendingen, klachten, bestellingsgeschiedenis en gerelateerde commerciële activiteiten, communicatie, informatie uit enquêtes, winkelvoorkeuren.

3. Waarom verwerkt TNT uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, opgeslagen of op andere wijze verwerkt indien dit noodzakelijk is binnen het kader van een verantwoordelijke, efficiënte en effectieve bedrijfsvoering van TNT. We verwerken persoonsgegevens, omdat het noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen aan u na te komen of om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, of vanwege andere legitieme zakelijke belangen van TNT om hoogwaardige en beveiligde verzendservices te leveren. TNT gebruikt persoonsgegevens voor de volgende activiteiten:

  • Productontwikkeling, onderzoek en verbetering van TNT-producten en/of diensten. TNT verwerkt persoonsgegevens waar dat noodzakelijk is voor de ontwikkeling en verbetering van TNT-producten en/of diensten, onderzoek en ontwikkeling.
  • Uitvoering van overeenkomsten. Hieronder valt het traceren van TNT-diensten, communicatie met personen en andere partijen over diensten, het reageren op aanvragen voor (extra) informatie, het oplossen van geschillen en het opstellen van overeenkomsten.
  • Relatiebeheer en marketing voor commerciële activiteiten.  TNT kan persoonsgegevens verwerken wanneer dat noodzakelijk is voor de ontwikkeling en verbetering van TNT-producten en/of diensten, accountmanagement, klantenservice en de uitvoering van (gerichte) marketingactiviteiten om een relatie met een klant tot stand te brengen en/of te onderhouden en een relatie met een klant, zakenpartner of leverancier uit te breiden en voor het uitvoeren van analyses met betrekking tot persoonsgegevens voor statistische en wetenschappelijke doeleinden.
  • Uitvoering van bedrijfsprocessen, intern management en managementrapportage. Dit omvat activiteiten zoals het activabeheer van de onderneming, uitvoering van interne audits en onderzoeken, financiën en boekhouding, implementatie van bedrijfscontroles, voorzien in centrale verwerkingsfaciliteiten om efficiënter te werken, beheer van fusies, overnamen en afstotingen en verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van managementrapportage en analyse.
  • Veiligheid en beveiliging. Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor activiteiten die betrekking hebben op veiligheid en gezondheid, bescherming van de activa van TNT, klanten, leveranciers of zakenpartners en bevestiging van status- en toegangsrechten van klanten, leveranciers of zakenpartners.
  • De vitale belangen van personen beschermen. Hieronder valt het verwerken van gegevens wanneer dat noodzakelijk is voor de bescherming van de vitale belangen van een persoon (bijvoorbeeld urgente medische redenen).
  • Conformiteit met wettelijke verplichtingen. Dit heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens wanneer dat noodzakelijk is voor naleving van wetten, regelgeving en specifieke richtlijnen voor de branche waaraan TNT onderhevig is (bijvoorbeeld de namen van klanten, leveranciers en zakenpartners controleren aan de hand van een lijst met geweigerde partijen).

4. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

TNT kan uw persoonsgegevens delen met derde partijen in de volgende situaties:

  • TNT kan uw persoonsgegevens delen met haar partners, operationele groepen, dochterondernemingen en afdelingen of met derde partijen, indien dit noodzakelijk is voor de bovenstaande doeleinden. Indien van toepassing, zal TNT van derde partijen eisen activiteiten uit te voeren overeenkomstig de beleidsregels en richtlijnen van TNT met betrekking tot gegevensbescherming. 
  • TNT kan uw persoonsgegevens delen met gegevensverwerkers, dat wil zeggen partijen die uw persoonsgegevens namens ons verwerken. In dergelijke gevallen mogen deze derde partijen uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor de bovenstaande doeleinden en alleen in overeenstemming met onze instructies. TNT zal alleen gebruikmaken van verwerkers die voldoende kunnen garanderen dat technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen en de rechten van gegevenssubjecten worden beschermd.
  • TNT-werknemers kunnen toegang hebben tot uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken. In een dergelijk geval zal alleen toegang worden verleend indien dit noodzakelijk is voor de bovenstaande doeleinden en alleen indien de werknemer is gebonden door geheimhoudingsplicht. 
  • TNT kan uw persoonsgegevens delen indien dit wordt vereist door de wet, een gerechtelijk bevel of een andere juridische procedure, bijvoorbeeld met wetshandhavingsinstanties of andere overheidsinstanties om onze wettelijke rechten vast te stellen of uit te oefenen of in verband met een zakelijke transactie, zoals een afstoting, fusie, consolidatie of verkoop van activa, of in het onwaarschijnlijke geval van een faillissement.

5. Hoelang bewaart TNT uw persoonsgegevens?

TNT bewaart uw persoonsgegevens gedurende een beperkte periode en zal uw persoonsgegevens verwijderen nadat het niet meer noodzakelijk is voor de verwerking. De exacte periode is gebaseerd op het type persoonsgegevens en de wettelijke verplichtingen of zakelijke doeleinden voor bewaring.

6. Welke maatregelen neemt TNT om uw persoonsgegevens te beschermen?

TNT heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwerking, inclusief door te garanderen dat:

  • uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen toegang door onbevoegden;
  • uw persoonsgegevens vertrouwelijk blijven;
  • de integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens blijven behouden;
  • personeel is opgeleid in de vereisten voor informatiebeveiliging; en
  • werkelijke of vermoedelijke gegevenslekken worden gemeld overeenkomstig de toepasbare wet.

7. Waar bewaart TNT uw persoonsgegevens en waarnaar worden ze overgedragen?

Vanwege de aard van ons bedrijf en de diensten die we aan onze klanten verlenen, kan het noodzakelijk zijn dat TNT uw persoonsgegevens naar locaties buiten het land waarin u woont moet overdragen. Indien we persoonsgegevens overdragen, zorgen we ervoor dat een dergelijke overdracht voldoende is beveiligd. Voor de Europese Unie zullen dergelijke overdrachten aan derden worden geregeld door een contract dat is gebaseerd op de standaard contractclausules voor gegevensoverdracht die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Voor meer informatie over deze beveiliging kunt u contact opnemen met dataprotection@tnt.com.

8. Welke rechten kunt u uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens?

Op basis van de wet die van toepassing is op het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u een aantal rechten uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens. In veel gevallen zijn uw rechten niet absoluut en zijn we mogelijk niet verplicht uw verzoek in te willigen. Een aantal van dergelijke rechten, zoals mogelijk van toepassing in de Europese Unie, wordt hieronder beschreven.

Toegangsrecht

U hebt het recht op een kopie van de persoonsgegevens die we van u bewaren en op informatie over hoe we deze gebruiken. Uw persoonsgegevens worden doorgaans digitaal aan u verstrekt.

Recht op rectificatie

We ondernemen redelijke stappen om er zeker van te zijn dat de informatie die we over u bewaren accuraat en volledig is. Als u echter van mening bent dat dit niet het geval is, kunt u ons vragen deze informatie bij te werken of aan te passen.

Recht op verwijdering

Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de persoonsgegevens die we hebben verzameld niet meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel, wanneer persoonsgegevens zijn verouderd of wanneer u uw toestemming intrekt. Dit moet echter worden afgewogen tegen andere factoren. We kunnen bijvoorbeeld uw verzoek niet inwilligen door bepaalde wettelijke of regelgevende verplichtingen.

Recht op beperking van verwerking

Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet te verwerken, bijvoorbeeld wanneer u vermoedt dat de persoonsgegevens die wij bewaren niet nauwkeurig zijn of wanneer u denkt dat het niet meer nodig is uw persoonsgegevens te verwerken.

Recht op gegevensportabiliteit

Onder bepaalde beperkte omstandigheden hebt u het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens over te dragen aan een derde partij die u opgeeft.

Recht op bezwaar

U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, die is gebaseerd op onze legitieme belangen. Tenzij we een dwingende, legitieme reden voor de verwerking hebben, zullen we uw persoonsgegevens niet meer verwerken wanneer u een bezwaar indient. Let op: we kunnen mogelijk bepaalde services of voordelen niet leveren als we de noodzakelijke persoonsgegevens niet voor dat doel kunnen verwerken.

Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming

U hebt het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, waaraan voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen zijn verbonden. Als u bent onderworpen aan een geautomatiseerd besluit en het niet eens bent met de uitkomst, kunt u contact opnemen met ons via de onderstaande contactgegevens en ons verzoeken het besluit te heroverwegen.

Recht op intrekking van toestemming

We kunnen in specifieke gevallen om uw toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer we dat doen, hebt u het recht uw toestemming op elk moment in te trekken. TNT zal de verwerking zo spoedig mogelijk na het intrekken van uw toestemming stopzetten. Dit heeft echter geen invloed op de wettigheid van de verwerking voordat de toestemming wordt ingetrokken.

Neem contact met ons op via de bovenstaande contactgegevens om uw rechten uit te oefenen.

9. Welke persoonsgegevens worden op TNT-websites verzameld?

Hieronder wordt beschreven hoe we persoonsgegevens beschermen waar dat van toepassing is op de website van TNT (www.tnt.com) of een subpagina die TNT gebruikt om automatisch persoonsgegevens te verzamelen.

Deze persoonsgegevens worden verzameld door middel van cookies of soortgelijke technologieën. TNT gebruikt deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Om ons en derden te helpen informatie te verkrijgen over uw bezoeken aan onze sites.
  • Om uw zendingen te verwerken.
  • Om uw bezoekpatronen te analyseren en onze sites te verbeteren.
  • Om advertenties, communicatie en inhoud van ons en derden aan te bieden op onze sites en op de sites van derden, die aansluiten op uw interesses.
  • Om uw taalinstellingen en andere voorkeuren te onthouden.
  • Om u te helpen de informatie te vinden die u zoekt.
  • Om een veilige en beschermde dienst voor online transacties te bieden.
  • Om te meten hoeveel mensen onze sites bezoeken en hoe ze deze gebruiken, om onze sites efficiënt te laten functioneren, en om meer inzicht te verkrijgen in ons publiek.
  • Systeembeheer en probleemoplossing.

Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens en het gebruik van deze technologieën, kunt u ons cookiebeleid raadplegen.

10. Waar kunt u vragen of klachten indienen?

Vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunnen worden ingediend bij TNT via de contactgegevens die u bovenaan deze privacyverklaring vindt.

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een lokale autoriteit voor gegevensbescherming in het rechtsgebied waarin u werkt of woont of waar een vermeende inbreuk plaatsvindt. U vindt hier een lijst met de Europese autoriteiten voor gegevensbescherming.

11. Wordt deze privacyverklaring aangepast?

TNT kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Indien een aanpassing een grote impact heeft, zal TNT u hierover informeren. TNT zal altijd een actuele privacyverklaring publiceren op de website www.TNT.com, waarin de laatste aanpassingen staan aangegeven.