PERSONVERNERKLÆRING FOR ARBEIDSSØKERE

Din tillit er viktig for oss. Derfor beskytter vi dine personopplysninger, og bruker de på en ansvarsfull måte gjennom hele din ansettelse hos FedEx Express International B.V. og dets driftsgrupper, datterselskaper og divisjoner, inkludert ethvert TNT-selskap (heretter «FedEx»).

Hos FedEx er vi opptatt av å beskytte ditt privatliv og sikkerheten til dine personopplysninger. FedEx har opprettet denne personvernerklæringen for arbeidssøkere (heretter «Personvernerklæringen for arbeidssøkere» eller «Personvernerklæringen») for å gjøre rede for hvordan FedEx samler inn og bruker personopplysninger (heretter «Personopplysninger»).

 

Sist oppdatert: Juli 2019

 

Når Personvernerklæringen nevner «FedEx», «vi», «oss» eller «vår», refererer FedEx til det FedEx-selskapet som bestemmer formålet og midlene som brukes i behandlingen av dine Personopplysninger etter denne Personvernerklæringen. Dine Personopplysninger er kontrollert av det lokale FedEx-selskapet som du har søkt stilling hos. I tillegg til de lokale søknadsprosessene har FedEx internasjonale systemer der FedEx Express International B.V., med hovedkontor i Hoofddorp, Nederland (for Europa), og/eller FedEx Corporation, med hovedkontor i Memphis, USA (globalt), vil kontrollere dine Personopplysninger.

Kontaktinformasjon:

Hvis du har spørsmål angående behandlingen av dine personopplysninger i Norge, kan du kontakte ditt lokale FedEx-selskap direkte, som vil være tilgjengelig til å ta hånd om forespørsler om informasjon, søknader eller klager. I tillegg til din rett til å kontakte det lokale FedEx-selskapet, vil du alltid ha rett til å kontakte følgende FedEx-selskaper direkte, som vil være tilgjengelig til å ta hånd om forespørsler om informasjon, søknader eller klager:

 

FedEx Express International B.V.

Attn: Legal Department

Taurusavenue 111

2132 LS Hoofddorp

The Netherlands 

Epost: euprivacy@fedex.com

 

FedEx Corporation

Attn: Legal Department - Compliance 

1000 Ridgeway Loop Road, Ste 600

Memphis, TN 38120 

United States of America

E: dataprivacy@fedex.com  

1. Gjelder denne personvernerklæringen deg?

Denne Personvernerklæringen gjelder deg når du har søkt stilling hos FedEx. Denne Personvernerklæringen gjelder også enhver Personopplysning som behandles når vi gjennomgår kandidater («Undersøkelse før ansettelse»).

2. Hvilke Personopplysninger samler FedEx?

Søknad

FedEx kan be deg avgi følgende Personopplysninger når du søker på en stilling:

  • Personlige kontaktdetaljer, som inkluderer navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer
  • Personlige detaljer, som inkluderer kjønn, fødselsdato og nasjonalitet
  • Søknadsbrev eller tilsvarende
  • (Innholdet i) CV / resymé
  • Profilinformasjon tilgjengelig på internett, når disse velges fra internettsider som for eksempel LinkedIn
  • Informasjon relatert til utdanning, kursing og karriereutvikling, som inkluderer din utdanningsbakgrunn, arbeidserfaring, ethvert kurs eller etterutdanning du har gjennomført eller sertifiseringer du har oppnådd,
  • Korrespondanse og kommunikasjon mellom TNT og kandidaten, som inkluderer e-postkorrespondanse, opplysninger om internett-trafikk og din IP-adresse.

 

Det er mulig du avgir Personopplysninger til FedEx utover de ovennevnte i søknadsprosessen, for eksempel i din søknad, CV eller motivasjonsbrev. Dette vil også bli behandlet i løpet av søknadsprosessen.

 

Gjennomgang før ansettelse

I forbindelse med Undersøkelse før ansettelse vil vi der det er relevant og tillatelig etter gjeldende rett, behandle dokumenter som kan inneholde sensitive Personopplysninger. For Undersøkelse før ansettelse vil vi helt eller delvis behandle følgende data:

  • ID-bevis
  • Vitnemål / utdannelse
  • Arbeidserfaring
  • Integritetserklæring (for eksempel attest)

3. Hvorfor behandler FedEx Personopplysninger?

FedEx vil bruke Personopplysningene du avgir kun i forbindelse med søknadsprosessen. FedEx har gjennom personvernlovgivning og -forskrifter adgang til å bruke dine Personopplysninger for dette formålet for å kunne forfølge sine legitime forretningsinteresser, for å rekruttere nye ansatte, og for å ta nødvendige steg før vi inngår avtale med deg.

 

Personopplysninger skal samles, brukes, oppbevares og ellers behandles når det er nødvendig, innen rammene av en ansvarlig, rasjonell og effektiv forretningsdrift av FedEx. FedEx behandler Personopplysninger basert på gjeldende rett. Det rettslige grunnlaget kan i seg selv være et forretningsmessig formål. Dette betyr for eksempel at oppfyllelsen av en kontrakt både kan være rettslig grunnlag og et forretningsmessig formål for FedEx. Derfor klargjør vi først rettslig grunnlag for FedExs behandling av Personopplysninger, for deretter å klargjøre de forretningsmessige formålene vi bruker Personopplysningene til:

 

Rettslig grunnlag

FedEx behandler dine Personopplysninger i løpet av søknadsprosessen, inkludert gjennomgangen før ansettelse, basert på ett av de følgende rettslige grunnlag:

  • Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en kontrakt med deg, eller for å kunne ta steg forespurt av deg før inngåelse av avtale, 
  • Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (lover, reguleringer og sektorspesifikke retningslinjer som FedEx er bundet av),
  • Behandlingen er nødvendig for å beskytte dine eller andres vitale interesser,
  • Behandlingen er nødvendig for formål knyttet til FedExs berettigede interesser, unntatt der dine interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter veier tyngre etter en interesseavveining, eller
  • Der det er passende og påkrevd, vil vi be om ditt samtykke.

 

Forretningsmessige formål

FedEx vil bare samle, bruke og ellers behandle Personopplysninger hvis behandlingen er innen omfanget av en (eller flere) av de følgende legitime forretningsmessige formålene:

 

  1. Rekruttering. Dette inkluderer rekrutteringshandlinger nødvendige for å få mulige kandidater til å søke på stilling hos FedEx, for å gjennomføre søknadsprosessen, og for å ta nødvendige steg før inngåelse av avtale med deg.

  2. Undersøkelse før ansettelse. Dette inkluderer behandling nødvendig for å vurdere hvorvidt ansettelse av deg vil være i strid med lovgivning, eller utsette FedEx for enhver økonomisk, juridisk eller annen risiko, og/eller hvorvidt din fremstilling av arbeidserfaringen og utdannelsen til oss har vært korrekt.

  3. Overholdelse av juridiske forpliktelser. Dette adresserer behandlingen av Personopplysninger som er nødvendige for overholdelse av lover, reguleringer og sektorspesifikke retningslinjer som FedEx er forpliktet av, samt behandlingen av Personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle interne FedEx-retningslinjer. Dette inkluderer behandling som er nødvendig i forbindelse med varslingsplikter, gjennomgang før ansettelse, samt sammenholdelse av arbeidstakeres navn og navnene på den såkalte listen over utpekte personer.  

 

Vilkår for behandling av sensitive Personopplysninger

FedEx vil kun behandle sensitive kategorier av Personopplysninger i gjennomgangen før ansettelse (som nevnt i avsnitt 2) hvis det foreligger rettslig grunnlag. Videre vil FedEx oppfylle en eller flere av følgende vilkår:

  • Behandlingen er nødvendig for å overholde forpliktelsene og utøve rettighetene for deg eller FedEx som følger av arbeidsrettslig lovgivning, inkludert trygde- og sosiallovgivningen. 
  • De sensitive Personopplysningene har tydelig vært offentliggjort av deg,
  • Behandlingen er nødvendig på bakgrunn av betydelig offentlig interesse, eller
  • Behandlingen er nødvendig for etableringen, utøvelsen eller forsvaret av rettslige krav, eller når en domstol opptrer i sin juridiske kapasitet.

4. Hvem har tilgang til dine Personopplysninger?

FedEx deler dine Personopplysninger internt og med tredjeparter i følgende tilfeller:

  • Med deres tilknyttede selskaper, grupper, datterselskap og divisjoner, eller med tredjeparter hvis slik deling er nødvendig for formålene listet ovenfor. Hvis det er hensiktsmessig vil FedEx kreve at tredjeparter implementerer tiltak som er i samsvar med FedEx policyer og retningslinjer knyttet til beskyttelse av personopplysninger.

 

  • Med databehandlere, for eksempel parter som behandler Personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller kan disse tredjepartene bare bruke dine Personopplysninger for de formålene beskrevet ovenfor og kun i overenstemmelse med våre instrukser. FedEx vil bare bruke databehandlere som gir tilstrekkelige garantier for å implementere egnede tekniske og organisatoriske tiltak og sikrer beskyttelse av rettighetene til registrerte personer.

 

  • Med arbeidstakere i den utstrekning det er nødvendig for å utføre deres oppgaver. I et slikt tilfelle vil det bare bli gitt slik tilgang som er nødvendig for formålet beskrevet ovenfor og bare dersom arbeidstakeren er bundet av taushetsplikt.

 

  • Dersom, og når, det er pålagt ved lov, rettsavgjørelse eller annen juridisk prosess (for eksempel ved politimyndighet eller andre statlige etater), for å etablere eller utøve våre rettigheter i forbindelse med en bedriftstransaksjon, slik som avhendelse, fusjon, konsolidering eller aktiva-salg, eller i det usannsynlige tilfellet av konkurs.

5. Hvor lenge vil FedEx behandle dine Personopplysninger?

Vi vil ikke beholde dine Personopplysninger lengre enn nødvendig for de formål som behandlingen av Personopplysningene gjøres på grunnlag av, og i overenstemmelse med relevant lovgivning. Etter oppbevaringsperioden vil vi slette eller anonymisere dine Personopplysninger, med mindre vi må oppbevare noen Personopplysninger for andre formål. Dette vil vi bare gjøre hvis vi har rettslig grunnlag for å oppbevare dine Personopplysninger. Vi vil også forsikre at dine Personopplysninger bare er tilgjengelige for dette formålet.

Et eksempel er at vi har behov for dine Personopplysninger for å fullføre søknadsprosessen hvis du søker på en stilling hos FedEx. FedEx oppbevarer Personopplysninger som du avgir når du søker på en stilling inntil fire uker etter avsluttet søknadsprosess, eller – med ditt samtykke – for ett år etter avsluttet søknadsprosess.

Vennligst ta kontakt ved hjelp av de ovennevnte kontaktdetaljene dersom du har spørsmål tilknyttet spesifikke oppbevaringsperioder.

6. Hvilke tiltak gjør FedEx for å beskytte dine Personopplysninger?

FedEx har foretatt egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine Personopplysninger mot tilfeldig eller ulovlig behandling, inkludert ved å sikre at:

  • Dine Personopplysninger er beskyttet mot uautorisert adgang,
  • Konfidensialiteten til dine Personopplysninger er sikret,
  • Integriteten og tilgjengeligheten av dine Personopplysninger blir opprettholdt,
  • Personell er trent i informasjonssikkerhetskrav, og
  • Faktiske eller mistenkte databrudd blir rapportert i overenstemmelse med gjeldende rett.

7. Hvor oppbevarer eller overfører FedEx dine Personopplysninger?

Ettersom vi opererer i mange land og har internasjonale systemer for ansatte, kan FedEx ha behov for å overføre dine Personopplysninger til lokasjoner utenfor ditt land. Uavhengig av hvor vi overfører dine Personopplysninger, skal vi forsikre at slike overføringer er sikret med tilstrekkelige beskyttelsestiltak.
 

Overføring av personopplysninger som har oppstått innen det Europeiske Økonomiske Samarbeidsområdet (‘EØS’) til driftsenheter, datterselskaper og avdelinger av FedEx utenfor EØS, reguleres av bindende firmaretningslinjer som nedfelt i artikkel 47 av EUs generelle regelverk for databeskyttelse (‘GDPR’).
 

Overføringer til tredjeparter (utenfor EØS) vil bli regulert av kontrakter basert på standardbestemmelsene for dataoverføringer godkjent av Europakommisjonen eller andre tilfredsstillende beskyttelsestiltak som nedfelt i artikkel 46 av GDPR. For mer detaljert informasjon om disse beskyttelsestiltakene, vennligst kontakt euprivacy@fedex.com eller dataprivacy@fedex.com.

8. Hvilke rettigheter har du i relasjon til dine Personopplysninger?
 

Etter lovgivningen har du rettigheter knyttet til bruk av dine Personopplysninger. Merk at vi er nødt til å balansere dine rettigheter og forespørsler mot våre rettigheter og forpliktelser til å behandle dine Personopplysninger, og for å beskytte andres rettigheter og friheter. Et antall av rettighetene du har i relasjon til dine Personopplysninger, som gjelder i EØS, er forklart under:

 

Innsynsrett

Du har rett til å få kopi av Personopplysningene vi har om deg, samt rett til å få vite hvordan vi bruker dem. Dine Personopplysninger vil normalt bli oversendt digitalt. Vi kan kreve at du beviser din identitet før vi gir deg den forespurte informasjonen.

 

Rett til retting

Vi gjør rimelige grep for å sikre at informasjonen vi har om deg er korrekt og fullstendig. Dersom du mener dette ikke er tilfellet, har du rett til å be om at alle ufullstendige og ukorrekte Personopplysninger som vi behandler blir rettet.

 

Rett til sletting

Du har rett til å be om sletting av dine Personopplysninger, for eksempel der Personopplysningene vi har samlet ikke lenger er nødvendige for sitt originale formål, der Personopplysningene har blitt foreldet eller der du tilbakekaller ditt samtykke. Dette må imidlertid bli balansert mot andre faktorer. For eksempel kan vi i enkelte tilfeller på grunn av rettslige forpliktelser ikke etterkomme din forespørsel.

 

Rett til å begrense behandlingen

Du har rett til å be oss (midlertidig) om å avslutte bruken av dine Personopplysninger, for eksempel hvis du bestrider riktigheten av opplysningene eller hvis du mener vi ikke lengre trenger Personopplysningene dine.

 

Rett til dataportabilitet

Du har rett til å be oss overføre Perseonopplysningene du har gitt oss til en tredjepart. Denne retten kan bare bli utøvd når du har gitt oss Personopplysningene og vi har behandlet ved elektroniske hjelpemidler på bakgrunn av ditt samtykke, eller for å oppfylle forpliktelser i en kontrakt med deg.

 

Rett til å protestere

Du har rett til å protestere på behandling som er har rettslig grunnlag i våre legitime interesser. Når du ber om at bruk i markedsføringsøyemed skal opphøre, vil FedEx umiddelbart slutte å bruke dine Personopplysninger. For andre formål basert på våre legitime interesser, vil vi avslutte behandlingen på det grunnlaget når du skriftlig protesterer, med mindre vi har en tvingende legitim grunn for behandlingen. Merk imidlertid at det er en mulighet for at vi ikke kan tilby enkelte tjenester hvis vi ikke har adgang til å behandle nødvendige Personopplysninger for det formålet.

 

Rettigheter relatert til automatiserte individuelle avgjørelser, herunder profilering

Du har rett til å ikke være gjenstand for en avgjørelse utelukkende basert på automatisk behandling, inkludert profilering, som har rettsvirkning for deg eller på tilsvarende måte påvirker deg. Hvis du har vært gjenstand for en automatisert behandling og er uenig i utfallet, kan du kontakte oss ved å benytte kontaktdetaljene under, og be oss om å gjennomgå avgjørelsen.

 

Rett til å trekke tilbake samtykke

I enkelte tilfeller kan vi be om samtykke for å behandle dine Personopplysninger. Når vi gjør dette har du rett til å trekke tilbake samtykket ditt på hvilket som helst tidspunkt. FedEx vil stoppe all videre behandling så snart som mulig etter tilbakekallelsen. Dette påvirker imidlertid ikke lovligheten av behandling før samtykket ble tilbakekalt.

 

Vennligst bruk denne linken hvis du vil utøve noen av dine rettigheter.

9. Hva hvis du har andre spørsmål eller klager?

Spørsmål eller klager som gjelder behandling av dine Personopplysninger kan bli rettet mot FedEx ved å bruke kontaktinformasjonen du finner innledningsvis i denne erklæringen.
 

Du har også rett til å rette en klage mot ditt lokale datatilsyn i jurisdiksjonen du arbeider i, der du bor eller der en påstått krenkelse har funnet sted. Som hovedregel er den ledende tilsynsmyndigheten for FedEx i EØS-området den nederlanske databeskyttelsesmyndigheten (Dutch Data Protection Autority, eller Dutch DPA), med mindre en påstått krenkelse helt og holdent er en lokal hendelse. Oversikt over de europeiske databeskyttelsesmyndighetene kan du finne her.

10. Blir Personvernerklæringen oppdatert?

FedEx kan oppdatere denne Personvernerklæringen fra tid til annen. Hvis en endring vil ha vesentlig innvirkning vil FedEx søke å aktivt informere deg om slike endringer.


© 2019 FedEx