Oświadczenie dotyczące ochrony prywatności TNT

Państwa zaufanie jest dla nas ważne, dlatego chronimy Państwa informacje i korzystamy z nich w sposób odpowiedzialny, kontynuując jednocześnie świadczenie usług na najwyższym poziomie, którego oczekują Państwo od firmy TNT Express B.V. oraz jej grup operacyjnych, spółek zależnych i oddziałów (zwanych dalej „TNT”). W TNT zobowiązujemy się do ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych. Firma TNT stworzyła niniejsze Oświadczenie dotyczące ochrony prywatności w celu wyjaśnienia, w jaki sposób gromadzi i wykorzystuje dane osobowe.

Data ostatniej aktualizacji: maj 2018 r.

1. Czy niniejsze Oświadczenie dotyczące ochrony prywatności ma zastosowanie do Państwa?

Niniejsze Oświadczenie dotyczące ochrony prywatności ma zastosowanie do klientów TNT, odbiorców paczek transportowanych przez TNT, dostawców TNT oraz osób kontaktujących się z TNT na przykład poprzez odwiedzenie strony www.tnt.com, korzystanie z mediów społecznościowych lub otrzymywanie wiadomości e-mail od TNT. Nasze strony internetowe są przeznaczone dla ogółu odbiorców i nie są skierowane do dzieci. Nie gromadzimy świadomie ani celowo danych osobowych dzieci poniżej 16. roku życia. Osoby poniżej 16. roku życia nie powinny podawać nam żadnych danych osobowych, a skorzystać z pomocy rodzica lub opiekuna. Jeśli uważają Państwo, że Państwa dziecko mogło nam ujawnić dane osobowe, prosimy przesłać nam taką informację na adres dataprotection@tnt.com, a my usuniemy te dane.

2. Jakie informacje gromadzi TNT?

W ramach swojej działalności i świadczenia usług TNT musi przetwarzać dane osobowe. „Dane osobowe” to wszelkie informacje, które mogą być bezpośrednio lub pośrednio wykorzystane do zidentyfikowania osoby fizycznej. Większość danych osobowych przekazują Państwo bezpośrednio firmie TNT, na przykład:

  • dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres, adres e-mail i numer telefonu;
  • informacje finansowe, takie jak numer konta bankowego, status płatności, faktury;
  • informacje identyfikacyjne takie jak numer dokumentu tożsamości, numer PESEL;
  • informacje dotyczące konta, takie jak dane logowania, w tym adres e-mail i hasło, a także inne informacje udostępnione w ramach konta;
  • informacje dotyczące przesyłki i usług, takie jak numer referencyjny przesyłki, informacje o jej dostarczeniu, dane dotyczące lokalizacji, status przesyłki, miejsce dostawy, rodzaj opakowania, liczba sztuk, waga, zdjęcie przesyłki, informacje celne; 
  • informacje dotyczące użytkownika i preferencji, takie jak liczba przesyłek, reklamacje, historia zakupów i związanych z nimi działań handlowych, komunikacja, informacje z ankiet, preferencje zakupowe.

3. Dlaczego TNT przetwarza Dane osobowe?

Dane osobowe są gromadzone, wykorzystywane, przechowywane lub w inny sposób przetwarzane w razie konieczności w ramach odpowiedzialnego, wydajnego i skutecznego zarządzania działalnością TNT. Przetwarzamy Dane osobowe, ponieważ jest to konieczne do wywiązywania się z naszych zobowiązań umownych wobec Państwa lub zobowiązań prawnych lub do innych prawnie uzasadnionych celów biznesowych TNT, aby zapewnić Państwu wysokiej jakości i bezpieczne usługi transportowe. W szczególności TNT wykorzystuje Dane osobowe do działań, takich jak:

  • Rozwój, badania i udoskonalanie produktów i/lub usług TNT. TNT przetwarza Dane osobowe w zakresie niezbędnym do opracowania i udoskonalenia produktów lub usług TNT, a także do prowadzenia prac badawczo-rozwojowych.
  • Wykonanie umów. Obejmuje to śledzenie usług TNT, komunikację z osobami fizycznymi i innymi stronami w zakresie usług, odpowiadanie na prośby o (dalsze) informacje, rozstrzyganie sporów i przygotowywanie umów.
  • Zarządzanie relacjami i marketing w działalności komercyjnej.  TNT może przetwarzać Dane osobowe, jeśli jest to konieczne do rozwoju i udoskonalania produktów lub usług TNT, zarządzania kontami, obsługi klienta i prowadzenia (ukierunkowanych) działań marketingowych w celu nawiązywania i/lub utrzymywania, a także poszerzenia relacji z klientem, partnerem biznesowym albo dostawcą oraz na potrzeby przeprowadzania analiz w odniesieniu do Danych osobowych do celów statystycznych i naukowych.
  • Realizacja procesów biznesowych, wewnętrzne zarządzanie i sprawozdawczość zarządcza. Obejmuje to takie działania, jak zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa, przeprowadzanie audytów i dochodzeń wewnętrznych, finanse i księgowość, wdrażanie kontroli biznesowych, obsługa centralnych obiektów przetwarzania danych w celu zwiększenia wydajności, zarządzanie fuzjami, przejęciami i sprzedażą oraz przetwarzanie Danych osobowych na potrzeby sprawozdawczości i analizy zarządczej.
  • Bezpieczeństwo i ochrona. Dane osobowe mogą być przetwarzane na potrzeby takich działań, jak czynności związane z bezpieczeństwem i zdrowiem, ochroną TNT oraz majątku klienta, dostawcy lub partnera biznesowego, a także uwierzytelnianie statusu klienta, dostawcy lub partnera biznesowego i praw dostępu.
  • Ochrona żywotnych interesów osób. Obejmuje to przetwarzanie danych, gdy jest to niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby (np. z nagłych powodów medycznych).
  • Zgodność z obowiązkami prawnymi. Dotyczy to przetwarzania Danych osobowych w zakresie niezbędnym do zapewnienia zgodności z przepisami prawa, regulacjami i wytycznymi branżowymi, którym podlega TNT (np. porównywanie nazwisk klientów, dostawców i partnerów biznesowych z listami podmiotów objętych ograniczeniami („denied parties’ lists”)).

4. Kto ma dostęp do Państwa Danych osobowych?

TNT może udostępniać Państwa Dane osobowe stronom trzecim w następujących okolicznościach:

  • Podmiotom stowarzyszonym, grupom operacyjnym, spółkom zależnym i oddziałom lub stronom trzecim, jeśli jest to konieczne do celów wymienionych powyżej. W stosownych przypadkach TNT będzie wymagać od stron trzecich prowadzenia działalności w sposób zgodny z polityką i wytycznymi TNT w odniesieniu do ochrony danych. 
  • Podmiotom przetwarzającym dane, tj. takim, które przetwarzają je w naszym imieniu. W takich przypadkach strony trzecie mogą wykorzystywać Państwa Dane osobowe wyłącznie w celach opisanych powyżej i jedynie zgodnie z naszymi instrukcjami. TNT będzie korzystać wyłącznie z podmiotów przetwarzających dane, które zapewniają wystarczające gwarancje w celu wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych oraz zapewnienia ochrony praw osób, których dane dotyczą.
  • Pracownicy TNT mogą mieć dostęp do Państwa Danych osobowych, jeśli jest to konieczne do wykonywania ich zadań. W takim przypadku dostęp zostanie udzielony tylko wtedy, gdy będzie to konieczne do celów opisanych powyżej, a pracownik będzie zobowiązany do zachowania poufności. 
  • Jeśli jest to wymagane prawem, nakazem sądowym lub innym postępowaniem sądowym, na przykład organom ścigania lub innym organom rządowym, w celu ustanowienia lub wykonania naszych praw albo w związku z transakcją korporacyjną, taką jak zbycie, połączenie, fuzja lub sprzedaż aktywów bądź w mało prawdopodobnym przypadku bankructwa.

5. Jak długo TNT będzie przetwarzać Państwa Dane osobowe?

TNT będzie przechowywać Państwa Dane osobowe przez określony czas i usunie je, gdy przestaną być potrzebne do realizacji celów przetwarzania. Dokładny okres zależy od rodzaju Danych osobowych oraz prawnych zobowiązań lub celów biznesowych związanych z ich przechowywaniem.

6. Jakie środki podejmuje TNT w celu ochrony Danych osobowych?

Firma TNT podjęła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym przetwarzaniem, w tym poprzez zapewnienie, że:

  • Państwa Dane osobowe są chronione przed nieupoważnionym dostępem;
  • poufność Danych osobowych została zapewniona;
  • integralność i dostępność Państwa Danych osobowych zostaną zachowane;
  • personel jest przeszkolony w zakresie wymogów bezpieczeństwa informacji;
  • rzeczywiste lub podejrzewane naruszenia ochrony danych osobowych są zgłaszane zgodnie z obowiązującym prawem.

7. Gdzie TNT przechowuje i przekazuje Dane osobowe?

Ze względu na charakter naszej działalności i usług świadczonych na rzecz naszych klientów firma TNT może być zmuszona do przekazania Państwa Danych osobowych do lokalizacji poza granicami kraju, w którym Państwo przebywają. W każdej takiej sytuacji TNT zapewnia, że przekazanie podlega odpowiednim zabezpieczeniom. W przypadku Unii Europejskiej – przekazywanie danych do państw trzecich będzie regulowane umową opartą na wzorcowych klauzulach umownych dotyczących przekazywania danych, zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Bardziej szczegółowe informacje na temat tych zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres: dataprotection@tnt.com.

8. Jakie prawa Państwu przysługują w odniesieniu do Danych osobowych?

W oparciu o prawo właściwe do wykorzystywania Danych osobowych mogą Państwo korzystać z szeregu praw w odniesieniu do swoich Danych osobowych. Należy pamiętać, że w wielu przypadkach przysługujące Państwu prawa nie mają charakteru bezwzględnego i możemy nie być zobowiązani do spełnienia Państwa żądania. Poniżej wyjaśniono szereg praw, które mogą mieć zastosowanie w Unii Europejskiej.

Prawo dostępu do danych

Przysługuje Państwu prawo do otrzymania kopii Danych osobowych, które przechowujemy na Państwa temat, oraz do uzyskania szczegółowych informacji na temat sposobu, w jaki z nich korzystamy. Państwa Dane osobowe są zazwyczaj przekazywane do Państwa w formie cyfrowej.

Prawo do sprostowania danych

Podejmujemy odpowiednie kroki w celu zapewnienia, że posiadane przez nas informacje na Państwa temat są dokładne i kompletne. Jeśli jednak uważają Państwo, że tak nie jest, mogą się Państwo do nas zwrócić z prośbą o ich aktualizację lub zmianę.

Prawo do usunięcia danych

W pewnych okolicznościach mają Państwo prawo zwrócić się do nas z prośbą o usunięcie Państwa Danych osobowych, na przykład gdy zgromadzone przez nas Dane osobowe nie są już potrzebne w pierwotnym celu, stały się nieaktualne lub kiedy wycofują Państwo swoją zgodę na ich przetwarzanie. Będzie to jednak wymagało wzięcia pod uwagę innych czynników. Na przykład możemy nie być w stanie spełnić Państwa prośby z powodu pewnych obowiązków prawnych lub regulacyjnych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych

W pewnych okolicznościach mają Państwo prawo zwrócić się do nas o (czasowe) zaprzestanie wykorzystywania Danych osobowych, na przykład jeśli uważają Państwo, że przechowywane przez nas Dane osobowe mogą być niedokładne lub że nie musimy już ich wykorzystywać.

Prawo do przenoszenia danych

W pewnych ograniczonych okolicznościach mają Państwo prawo zwrócić się do nas z prośbą o przekazanie Danych osobowych wybranej przez siebie stronie trzeciej.

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych

Mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych, które opiera się na naszych prawnie uzasadnionych interesach. O ile nie mamy ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania Danych osobowych, nie będziemy już tego robić na tej podstawie w przypadku zgłoszenia przez Państwa sprzeciwu. Należy jednak pamiętać, że możemy nie być w stanie zapewnić pewnych usług lub korzyści, jeśli nie będziemy mogli przetwarzać niezbędnych w tym celu Danych osobowych.

Prawa dotyczące zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Mają Państwo prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa. Jeśli byli Państwo przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji i nie zgadzają się z jego wynikiem, mogą Państwo się z nami skontaktować, korzystając z powyższych danych, i poprosić o zbadanie tego procesu.

Prawo do cofnięcia zgody

W szczególnych przypadkach możemy poprosić o zgodę na przetwarzanie Danych osobowych. Mogą Państwo wtedy w każdej chwili cofnąć swoją zgodę. TNT wstrzyma dalsze przetwarzanie danych po wycofaniu zgody tak szybko, jak to możliwe. Nie będzie to miało jednak wpływu na legalność przetwarzania danych przed cofnięciem zgody.

Aby skorzystać z przysługujących Państwu praw, należy użyć powyższych danych kontaktowych.

9. Jakie Dane osobowe są gromadzone na stronach internetowych TNT?

Poniższy akapit opisuje nasze zobowiązanie do ochrony Danych osobowych w odniesieniu do strony internetowej TNT (www.tnt.com) lub jej dowolnej podstrony, za pośrednictwem której TNT może automatycznie uzyskiwać Dane osobowe.

Te Dane osobowe są zbierane za pomocą plików cookie lub podobnych technologii. TNT wykorzystuje je do następujących celów:

  • ułatwienia nam i stronom trzecim uzyskania informacji o Państwa odwiedzinach na stronach;
  • przetwarzania Państwa przesyłek;
  • analizowania Państwa wzorców odwiedzin w celu ulepszenia naszych stron;
  • przesyłania dostosowanych do Państwa zainteresowań reklam, komunikatów i treści przez nas lub przez strony trzecie, które będą wyświetlane na naszych stronach lub na stronach stron trzecich;
  • zapamiętania wybranego przez Państwa języka i innych preferencji;
  • ułatwienia Państwu uzyskania szukanych informacji;
  • zapewnienia bezpiecznej usługi w przypadku transakcji online;
  • przeprowadzania pomiarów dotyczących liczby osób korzystających z naszych stron i sposobu, w jaki z nich korzystają, aby zapewnić sprawne działanie naszych stron i lepiej zrozumieć naszych odbiorców.
  • administrowania systemami i rozwiązywania problemów.

10. Co zrobić, jeśli mają Państwo inne pytania lub skargi?

Pytania lub skargi dotyczące przetwarzania Danych osobowych mogą być kierowane do TNT za pośrednictwem danych kontaktowych podanych w górnej części niniejszego Oświadczenia dotyczącego ochrony prywatności.

Mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do lokalnego organu ochrony danych w jurysdykcji, w której Państwo pracują, mieszkają lub w której dochodzi do domniemanego naruszenia prawa. Wykaz europejskich organów ochrony danych znajduje się tutaj.

11. Czy niniejsze Oświadczenie dotyczące ochrony prywatności będzie aktualizowane?

TNT może okresowo aktualizować niniejsze Oświadczenie dotyczące ochrony prywatności. Jeśli zmiany będą znaczące, TNT dołoży wszelkich starań, aby aktywnie o nich Państwa informować. Będzie również zawsze publikować aktualną wersję Oświadczenia dotyczącego ochrony prywatności na stronie internetowej www.tnt.com, wskazując najnowsze zmiany.