OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE OCHRONY PRYWATNOŚCI

Państwa zaufanie jest dla nas ważne, dlatego chronimy Państwa informacje i korzystamy z nich w sposób odpowiedzialny, kontynuując jednocześnie świadczenie usług na najwyższym poziomie, którego oczekują Państwo od firmy FedEx oraz jej grup operacyjnych, spółek zależnych i oddziałów, łącznie ze spółkami TNT (zwanych dalej „FedEx”). W FedEx zobowiązujemy się do ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych, które mogą być w sposób pośredni lub bezpośredni wykorzystane do identyfikacji osoby fizycznej (zwanych dalej „Danymi osobowymi”). Firma FedEx stworzyła niniejsze Oświadczenie dotyczące ochrony prywatności (zwane dalej „Oświadczeniem dotyczącym ochrony prywatności”) w celu wyjaśnienia, w jaki sposób gromadzi i wykorzystuje Dane osobowe.

Ostatnia aktualizacja: styczeń 2019

Użyte w niniejszym Oświadczeniu dotyczącym ochrony prywatności sformułowania „FedEx”, „my”, „nas” lub „nasz”, FedEx odnosi się do spółki FedEx decydującej o celu i środkach przetwarzania Państwa Danych osobowych zgodnie z niniejszym Oświadczeniem. Jako że wszystkie spółki TNT są obecnie częścią grupy FedEx, Dane osobowe zebrane za pośrednictwem dowolnej domeny TNT, jak na przykład www.tnt.com, są objęte postanowieniami niniejszego Oświadczenia.

Gdy korzystacie Państwo z naszych usług na terytorium Europy, administratorem Państwa Danych osobowych jest FedEx Express International B.V. z siedzibą w Hoofddorp (Holandia). Gdy korzystacie Państwo z naszych usług globalnie, administratorem Państwa Danych osobowych jest FedEx Corporation z siedzibą w Memphis w Stanie Tennessee.

1. Czy niniejsze Oświadczenie dotyczące ochrony prywatności ma zastosowanie do Państwa?

Niniejsze Oświadczenie dotyczące ochrony prywatności ma zastosowanie do klientów FedEx, odbiorców paczek transportowanych przez FedEx, dostawców FedEx oraz osób kontaktujących się z FedEx na przykład poprzez odwiedzenie naszych stron internetowych, takich jak www.fedex.com i www.tnt.com, łącznie z podstronami i aplikacjami mobilnymi (dalej „Strony internetowe”), korzystanie z mediów społecznościowych lub otrzymywanie wiadomości e-mail od FedEx.

Nasze strony internetowe są przeznaczone dla ogółu odbiorców i nie są skierowane do dzieci. Co do zasady, nie gromadzimy Danych osobowych dzieci poniżej 16. roku życia. Osoby poniżej 16. roku życia chcące skorzystać z naszych usług powinny skorzystać z pomocy rodzica lub opiekuna.

W przypadku, jeśli dziecko poniżej 16. roku życia mogło ujawnić nam Dane osobowe, rodzic lub opiekun może skontaktować się z nami pod adresem dataprotection@tnt.com, a my usuniemy takie dane.

2. Jakie informacje gromadzi FedEx?

W ramach swojej działalności i świadczenia usług FedEx musi przetwarzać dane osobowe. Bez Państwa Danych osobowych nie będziemy w stanie dostarczyć Państwu wymaganej usługi. Co do zasady, Dane osobowe, które przekazują Państwo bezpośrednio lub pośrednio firmie FedEx podczas korzystania z naszych usług i odwiedzania naszych Stron internetowych, obejmują:

  • dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres, adres e- mail i numer telefonu;
  • informacje finansowe, takie jak numer konta bankowego, status płatności, faktury;
  • informacje identyfikacyjne takie jak numer prawa jazdy. Jeśli nie posiadają Państwo prawa jazdy, skorzystamy z innej metody identyfikacji umożliwiającej nam zidentyfikowanie Państwa tożsamości w sposób możliwie jak najmniej naruszający Państwa prywatność;
  • informacje dotyczące konta, takie jak dane logowania, w tym adres e-mail, oraz inne informacje udostępnione w ramach konta;
  • informacje dotyczące przesyłki i usług, takie jak numer referencyjny przesyłki, informacje o jej trasie, dane dotyczące lokalizacji, status przesyłki, miejsce dostawy, rodzaj opakowania, liczba sztuk, waga, zdjęcie przesyłki, informacje celne;
  • informacje dotyczące użytkownika i preferencji, takie jak liczba przesyłek, reklamacje, historia zakupów i związanych z nimi działań handlowych, komunikacja, informacje z ankiet, preferencje zakupowe;
  • Informacje generowane automatycznie, takie jak adres IP, unikalny numer urządzenia lub numer identyfikacyjny użytkownika, rodzaj systemu i wyszukiwarki, stemple informujące o dacie i godzinie, strona polecająca, treść i strony, do których mieli Państwo dostęp z poziomu Stron internetowych lub aplikacji mobilnych, daty, godziny i lokalizacje czynności, odwiedzane przez Państwa strony internetowe (w przypadku podłączenia się do naszych bezprzewodowych usług in-store), informacje o strumieniu kliknięć i lokalizacji urządzenia (w przypadku uruchomienia funkcji w aplikacji mobilnej).

3. Czy FedEx używa plików cookies?

Tak, FedEx używa plików cookies i podobnych technologii na swoich Stronach internetowych. Za pomocą plików cookies FedEx automatycznie pozyskuje powyższe Dane osobowe, gdy odwiedzają Państwo nasze Strony internetowe. Więcej informacji na temat plików cookies i podobnych technologii znajdą Państwo w naszej polityce plików cookies.

4. Dlaczego FedEx przetwarza Państwa Dane osobowe?

Dane osobowe są gromadzone, wykorzystywane, przechowywane lub w inny sposób przetwarzane w razie konieczności w ramach odpowiedzialnego, wydajnego i skutecznego zarządzania działalnością FedEx. FedEx przetwarza Dane osobowe w oparciu o podstawy prawne, które często są nieodłącznie związane z celem biznesowym. Oznacza to, na przykład, że wykonanie umowy może stanowić dla FedEx zarówno podstawę prawną, jak i cel biznesowy. Dlatego też, w pierwszej kolejności objaśniamy podstawę prawną, w oparciu o którą FedEx przetwarza Państwa Dane osobowe, a następnie cel biznesowy, dla którego wykorzystujemy Państwa Dane osobowe:

Podstawy prawne

Generalnie FedEx przetwarza Państwa Dane osobowe w oparciu o jedną z poniższych podstaw prawnych:

  • Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy pomiędzy Państwem a firma FedEx;
  • Przetwarzanie jest nam niezbędne do zapewnienia zgodności z naszymi obowiązkami prawnymi;
  • Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów Państwa lub innych osób;
  • Przetwarzanie leży w interesie prawnym FedEx, z wyjątkiem sytuacji, gdzie interes ten ustępuje Państwa interesom lub podstawowym prawom i wolnościom lub
  • Tam, gdzie to stosowne lub wymagane, poprosimy Państwa o zgodę.

Cele biznesowe

FedEx będzie gromadził, wykorzystywał czy w inny sposób przetwarzał Dane osobowe wyłącznie wówczas, gdy wchodzą one w zakres jednego (lub większej liczby) niżej wymienionych legalnych interesów biznesowych:

  1. Rozwój, badania i udoskonalanie produktów i/lub usług FedEx. FedEx przetwarza Dane osobowe w zakresie niezbędnym do opracowania i udoskonalenia produktów lub usług FedEx, a także do prowadzenia prac badawczo-rozwojowych (np. analizy informacji związanych z przesyłką i usługami w celu poprawy jakości naszych usług).

  2. Wykonanie umów. Obejmuje to usługę przesyłki, śledzenie usług FedEx, komunikację z osobami fizycznymi i innymi stronami w zakresie usług, odpowiadanie na prośby o (dalsze) informacje, rozstrzyganie sporów i przygotowywanie umów (np. powiązanie numer referencyjnego przesyłki z Państwa kontem w celu umożliwienia Państwu śledzenia przesyłki).

  3. Zarządzanie relacjami i marketing w działalności komercyjnej. Zasadniczo FedEx przetwarza Dane osobowe, jeśli jest to konieczne do rozwoju i udoskonalania produktów lub usług FedEx, zarządzania kontami, obsługi klienta i prowadzenia (ukierunkowanych) działań marketingowych w celu nawiązywania i/lub utrzymywania, a także poszerzenia relacji z klientem, partnerem biznesowym albo dostawcą oraz na potrzeby przeprowadzania analiz w odniesieniu do Danych osobowych do celów statystycznych i naukowych (np. zamieszczanie zgodnych z Państwa zainteresowaniem reklam, komunikatów i treści na stronach naszych i osób trzecich).

  4. Realizacja procesów biznesowych, zarządzanie i sprawozdawczość zarządcza. Obejmuje to takie działania, jak zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa, przeprowadzanie audytów i dochodzeń wewnętrznych, finanse i księgowość, wdrażanie kontroli biznesowych, obsługa centralnych obiektów przetwarzania danych w celu zwiększenia wydajności, zarządzanie fuzjami, przejęciami i sprzedażą oraz przetwarzanie Danych osobowych na potrzeby sprawozdawczości i analizy zarządczej (np. prowadzenie dochodzeń w obrębie dokumentacji transportowej w celu wykrycia oszustw).

  5. Bezpieczeństwo i ochrona. Dane osobowe mogą być przetwarzane na potrzeby takich działań, jak czynności związane z bezpieczeństwem i zdrowiem, ochroną FedEx oraz majątku klienta, dostawcy lub partnera biznesowego, a także uwierzytelnianie statusu klienta, dostawcy lub partnera biznesowego i praw dostępu (np. świadczenie bezpiecznych usług w ramach transakcji online i offline).

  6. Ochrona żywotnych interesów osób. Obejmuje to przetwarzanie danych, gdy jest to niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby (np. z nagłych powodów medycznych).

  7. Zgodność z obowiązkami prawnymi. Dotyczy to przetwarzania Danych osobowych w zakresie niezbędnym do zapewnienia zgodności z przepisami prawa, regulacjami i wytycznymi branżowymi, którym podlega FedEx (np. porównywanie nazwisk klientów, dostawców i partnerów biznesowych z listami podmiotów objętych ograniczeniami („denied parties’ lists”)).

5. Kto ma dostęp do Państwa Danych osobowych?

Co do zasady, FedEx może udostępniać Państwa Dane osobowe osobom trzecim w następujących okolicznościach:

  • Podmiotom stowarzyszonym, grupom operacyjnym, spółkom zależnym i oddziałom lub osobom trzecim, jeśli jest to konieczne do celów wymienionych powyżej. W stosownych przypadkach FedEx będzie wymagać od osób trzecich prowadzenia działalności w sposób zgodny z polityką i wytycznymi FedEx w odniesieniu do ochrony danych.

  • Podmiotom przetwarzającym dane, tj. takim, które przetwarzają je w naszym imieniu. W takich przypadkach osoby trzecie mogą wykorzystywać Państwa Dane osobowe wyłącznie w celach opisanych powyżej i jedynie zgodnie z naszymi instrukcjami. FedEx będzie korzystać wyłącznie z podmiotów przetwarzających dane, które zapewniają wystarczające gwarancje w celu wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych oraz zapewnienia ochrony praw osób, których dane dotyczą.

  • Pracownicy mogą mieć dostęp do Państwa Danych osobowych, jeśli jest to konieczne do wykonywania ich zadań. W takim przypadku dostęp zostanie udzielony tylko wtedy, gdy będzie to konieczne do celów opisanych powyżej, a pracownik będzie zobowiązany do zachowania poufności.

  • Jeśli jest to wymagane prawem, nakazem sądowym lub innym postępowaniem sądowym, na przykład organom ścigania lub innym organom rządowym, w celu ustanowienia lub wykonania naszych praw albo w związku z transakcją korporacyjną, taką jak zbycie, połączenie, fuzja lub sprzedaż aktywów, bądź w mało prawdopodobnym przypadku bankructwa.

6. Jak długo FedEx będzie przetwarzał Państwa Dane osobowe?

Nie będziemy przechowywać Państwa Danych osobowych dłużej niż to konieczne dla celów, dla których je przetwarzamy. Po upływie okresu przechowywania Danych osobowych usuniemy je lub zanonimizujemy, chyba że będziemy potrzebować pewnych Państwa Danych osobowych do innych celów. Zrobimy to wyłącznie wówczas, jeśli będzie istniała podstawa prawna zachowania Państwa Danych osobowych i zapewnimy, by Dane osobowe były dostępne wyłącznie w tym celu.

Potrzebujemy Państwa Danych osobowych na przykład do przeprowadzenia odprawy celnej. Prawo celne nakazuje nam zachowanie/przechowywanie pewnej części Danych osobowych. Co do zasady, okres ten waha się od 3 do 7 lat, w zależności od kraju i prawa celnego. W takich przypadkach będziemy przechowywać wyłącznie te Dane osobowe, które są niezbędne do wykonania naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

W razie jakichkolwiek pytań co do konkretnych okresów przechowywania danych, prosimy o kontakt z nami, wykorzystując dane kontaktowe powyżej.

7. Jakie środki podejmuje FedEx w celu ochrony Państwa Danych osobowych?

Firma FedEx podjęła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym przetwarzaniem, w tym poprzez zapewnienie, że:

  • Państwa Dane osobowe są chronione przed nieupoważnionym dostępem;
  • poufność Danych osobowych została zapewniona;
  • integralność i dostępność Państwa Danych osobowych zostaną zachowane;
  • personel jest przeszkolony w zakresie wymogów bezpieczeństwa informacji;
  • rzeczywiste lub podejrzewane naruszenia ochrony danych osobowych są zgłaszane zgodnie z obowiązującym prawem.

8. Gdzie FedEx przechowuje i przekazuje Dane osobowe?

Ze względu na charakter naszej działalności i usług świadczonych na rzecz naszych klientów, firma FedEx może być zmuszona do przekazania Państwa Danych osobowych do lokalizacji poza granicami kraju, w którym Państwo przebywają. W każdej takiej sytuacji FedEx zapewnia, że przekazanie podlega odpowiednim zabezpieczeniom. W przypadku Europejskiego Obszaru Gospodarczego, przekazywanie danych do państw trzecich (poza EOG) będzie regulowane umową opartą na wzorcowych klauzulach umownych dotyczących przekazywania danych, zatwierdzonych przez Komisję Europejską, lub innymi zabezpieczeniami. Szczegółowe informacje na temat tych zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres: dataprotection@tnt.com.

9. Jakie prawa przysługują Państwu w odniesieniu do Danych osobowych?

W oparciu o prawo właściwe do wykorzystywania Danych osobowych, mogą Państwo korzystać z szeregu praw w odniesieniu do swoich Danych osobowych. Należy pamiętać, że w pewnych przypadkach możemy nie być zobowiązani do spełnienia Państwa żądania w pełni, jako że przysługujące Państwu prawa mogą nie mieć charakteru bezwzględnego, lub możemy być zmuszeni do zrównoważenia Państwa praw i naszych praw i obowiązków w celu przetwarzania Pastwa Danych osobowych oraz ochrony praw i wolności innych osób.  Poniżej wyjaśniono szereg Państwa praw w odniesieniu do Danych osobowych, które mogą mieć zastosowanie na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego:

Prawo dostępu do danych

Przysługuje Państwu prawo do otrzymania kopii Danych osobowych, które przechowujemy na Państwa temat, oraz do uzyskania szczegółowych informacji na temat sposobu, w jaki z nich korzystamy. Państwa Dane osobowe są zazwyczaj przekazywane do Państwa w formie cyfrowej. Możemy być zobowiązani do poproszenia Państwa o dowód tożsamości, zanim udzielimy Państwu wnioskowanych informacji.

Prawo do sprostowania danych

Podejmujemy odpowiednie kroki w celu zapewnienia, że posiadane przez nas informacje na Państwa temat są dokładne i kompletne. Jeśli jednak uważają Państwo, że tak nie jest, mogą się Państwo do nas zwrócić z prośbą o ich zmianę.

Prawo do usunięcia danych

Mają Państwo prawo zwrócić się do nas z prośbą o usunięcie Państwa Danych osobowych, na przykład, gdy zgromadzone przez nas Dane osobowe nie są już potrzebne w pierwotnym celu, stały się nieaktualne lub kiedy wycofują Państwo swoją zgodę na ich przetwarzanie. Będzie to jednak wymagało wzięcia pod uwagę innych czynników. Na przykład możemy nie być w stanie spełnić Państwa prośby z powodu pewnych obowiązków prawnych lub regulacyjnych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych

Mają Państwo prawo zwrócić się do nas o (czasowe) zaprzestanie wykorzystywania Danych osobowych, na przykład, jeśli uważają Państwo, że przechowywane przez nas Dane osobowe mogą być niedokładne lub że nie musimy już ich wykorzystywać.

Prawo do przenoszenia danych
Może Państwu przysługiwać prawo zawnioskowania o przekazanie Danych osobowych wybranej przez siebie osobie trzeciej. Z prawa tego można skorzystać wyłącznie po przekazaniu nam Danych osobowych oraz w przypadkach, w których przetwarzamy przekazane przez Państwa Dane osobowe w sposób zautomatyzowany na podstawie udzielonej przez Państwa zgody lub w celu wykonania naszych obowiązków umownych wobec Państwa.;

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych

Mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych, które opiera się na naszych prawnie uzasadnionych interesach. W przypadku przetwarzania Danych osobowych do celów marketingowych, mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu w dowolnym terminie. Jeśli zawnioskują Państwo o zaprzestanie wykorzystywania Państwa danych osobowych w celach marketingowych, FedEx niezwłocznie zaprzestanie wykorzystywania Państwa Danych osobowych.  W odniesieniu do innych celów przetwarzania w oparciu o nasze prawnie uzasadnione interesy, zaprzestaniemy przetwarzania Danych osobowych w oparciu o tę samą podstawę, jeśli zgłoszą Państwo sprzeciw w oparciu o własne podstawy dotyczące Państwa konkretnej sytuacji, chyba że zaistnieje przymusowa ważna prawnie podstawa do dalszego przetwarzania.  Należy jednak pamiętać, że możemy nie być w stanie zapewnić pewnych usług lub korzyści, jeśli nie będziemy mogli przetwarzać niezbędnych w tym celu Danych osobowych.

Prawa dotyczące zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Mają Państwo prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa. Jeśli byli Państwo przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji i nie zgadzają się z jego wynikiem, mogą Państwo się z nami skontaktować, korzystając z poniższych danych, i poprosić o zbadanie takiej decyzji.

Prawo do cofnięcia zgody

W szczególnych przypadkach możemy poprosić o zgodę na przetwarzanie Danych osobowych. Mogą Państwo wówczas w każdej chwili cofnąć swoją zgodę. FedEx wstrzyma dalsze przetwarzanie danych po wycofaniu zgody tak szybko, jak to możliwe. Nie będzie to miało jednak wpływu na legalność przetwarzania danych przed cofnięciem zgody.

Aby skorzystać z przysługujących Państwu praw, należy użyć tego linku:

10. Co zrobić, jeśli mają Państwo inne pytania lub skargi?

Pytania lub skargi dotyczące przetwarzania Danych osobowych mogą być kierowane do FedEx za pośrednictwem danych kontaktowych podanych w górnej części niniejszego Oświadczenia dotyczącego ochrony prywatności.

Mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do lokalnego organu ochrony danych w jurysdykcji, w której Państwo pracują, mieszkają, lub w której dochodzi do domniemanego naruszenia prawa. Co do zasady, wiodącym organem nadzorczym dla FedEx w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego jest holenderski Organ ds. Ochrony Danych Osobowych (holenderski OODO), chyba że do zarzucane naruszenie prawa jest kwestią czysto lokalną. Wykaz europejskich organów ochrony danych znajduje się  tutaj.

11. Czy niniejsze Oświadczenie dotyczące ochrony prywatności będzie aktualizowane?

FedEx może okresowo aktualizować niniejsze Oświadczenie dotyczące ochrony prywatności. Jeśli zmiany będą znaczące, FedEx dołoży wszelkich starań, aby aktywnie o nich Państwa informować. FedEx będzie również zawsze publikować aktualną wersję Oświadczenia dotyczącego ochrony prywatności na stronach internetowych, wskazując najnowsze zmiany.

(c) 2019 FedEx