Privatlivspolitik til ansøgere

1. Gælder Privatlivspolitikken for dig?

Denne Privatlivspolitik gælder for dig, hvis du søger ansættelse hos FedEx. Denne Privatlivspolitik gælder også i forbindelse med eventuelle Personoplysninger, der behandles, når vi screener kandidater ("Screening af kandidater før ansættelse").

2. Hvilke Personoplysninger indsamler FedEx?

Ansøgning

FedEx vil muligvis bede dig om at give følgende Personoplysninger, når du søger ansættelse:

• Personlige kontaktoplysninger, som omfatter dit navn, din adresse, e-mailadresse og dit telefonnummer
• Oplysninger om køn, fødselsdato og nationalitet
• Følgebrev eller skriftlig ansøgning
• (Indhold af ) CV
• Motivationsbeskrivelse
• Onlineprofiloplysninger, når ansøgeren er udvalgt online, som fx via LinkedIn
• Oplysninger om uddannelse, videreuddannelse og karriereudvikling, som omfatter din uddannelsesmæssige og faglige baggrund, eventuelle kurser eller uddannelsesforløb, du måske har deltaget i, eller eventuel opnået certificering
• Korrespondance og kommunikation mellem FedEx og ansøgeren, som omfatter e-mailkorrespondance, oplysninger om internettrafik og din IP-adresse
• Du vil muligvis give andre Personoplysninger til FedEx i løbet af ansøgningsprocessen, fx i dit følgebrev, dit CV eller din motivationsbeskrivelse, som så også vil blive behandlet i løbet af ansøgningsprocessen.

Screening af kandidater før ansættelse

I forbindelse med Screeningen af kandidater før ansættelse behandler vi, hvor det er relevant og tilladt i henhold til gældende lov, dokumenter, som kan indeholde følsomme eller fortrolige Personoplysninger. I forbindelse med Screeningen af kandidater før ansættelse behandler vi helt eller delvist følgende oplysninger:

• Bekræftelse på ID.
• Eksamensbeviser / uddannelse.
• Arbejdserfaring.
• (Personlig) erklæring om integritet (fx adfærdsattest)
• CPR-nummer til indhentning af samtykke til straffeattest
• Straffeattest
• Sanktionslister (EU/USA/mv.)

Alt afhængigt af den stilling, du søger, kan Screeningen af kandidater før ansættelse være mere omfattende (som fx i forbindelse med stillinger inden for jura og økonomi, hvor medarbejderne vil komme til at arbejde med fortrolige oplysninger). I forbindelse med den omfattende Screening af kandidater før ansættelse behandler vi, hvor det er relevant og tilladt i henhold til gældende lov, dokumenter, som fx:

Kontrolundersøgelse af selvstændig erhvervsvirksomhed (Erklæring vedrørende status som selvstændig erhvervsdrivende, moms, handelskammer)

• Onlineprofil
• Eventuelle relevante registre eller registreringer (fx branchespecifik og/eller jobspecifik)
• Individuelt tilpasset kontrolundersøgelse (fx adfærd og tavshedspligt)
• Kreditværdighed, herunder:
  • Betalingsadfærd
  • Virksomhedsoplysninger
  • Civilretlige domme (insolvensregister)
  • Register over værgemål

3. Hvorfor behandler FedEx Personoplysninger?

FedEx bruger udelukkende de Personoplysninger, som du giver os, i forbindelse med ansøgningsprocessen. I henhold til databeskyttelseslovgivningen har FedEx tilladelse til at bruge dine Personoplysninger til dette formål med henblik på at forfølge vores berettigede forretningsinteresser i at rekruttere nye medarbejdere og at træffe de nødvendige foranstaltninger forud for indgåelsen af en kontrakt med dig.

 

Personoplysninger indsamles, bruges, opbevares eller behandles på anden måde, når dette er nødvendigt inden for rammerne af den ansvarlige, virkningsfulde og effektfulde virksomhedsledelse i FedEx. FedEx behandler Personoplysninger på gyldigt retsgrundlag. Retsgrundlaget kan i sig selv være forbundet med erhvervsformålet. Dette betyder for eksempel, at de forholdsregler, der er taget på din anmodning forud for indgåelsen af en kontrakt med dig, både kan være retsgrundlaget for og erhvervsformålet med, at FedEx behandler Personoplysninger. Derfor belyser vi først retsgrundlaget(ene), hvorpå FedEx behandler dine Personoplysninger, og derefter de(t) erhvervsformål, hvortil vi bruger dine Personoplysninger.

Retsgrundlag

FedEx behandler dine Personoplysninger i løbet af ansøgningsprocessen, herunder til Screening af kandidater før ansættelse, på et af følgende grundlag:

• Behandlingen af Personoplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores kontraktlige forpligtelser over for dig eller for at kunne træffe forholdsregler på din opfordring forud for indgåelsen af en kontrakt.
• Behandlingen af Personoplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores retlige forpligtelser (love, regler og branchevejledninger, som FedEx er underlagt).
• Behandlingen af Personoplysninger er nødvendig for at beskytte dine eller andres væsentlige interesser.
• Behandlingen af Personoplysninger er nødvendig for at sikre FedEx' berettigede interesse, undtagen i tilfælde hvor dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder går forud for sådanne interesser, eller
• I det omfang det er hensigtsmæssigt og påkrævet, beder vi om dit samtykke.

Erhvervsformål

FedEx indsamler, bruger eller behandler udelukkende Personoplysninger, hvis behandlingen falder inden for rammerne af en (eller flere) af følgende berettigede erhvervsformål:

1. Rekruttering. Dette omfatter rekrutteringsaktiviteter, som er nødvendige for at tiltrække mulige kandidater til en stilling hos FedEx, for at gennemføre ansøgningsprocessen og tage sådanne forholdsregler, som er nødvendige forud for indgåelsen af en kontrakt med dig.
2. Screening af kandidater før ansættelse. Dette omfatter den behandling, som er nødvendig for at kunne vurdere, om din ansættelse hos FedEx strider imod gældende lov, udsætter FedEx for eventuelle økonomiske, juridiske eller andre risici; og/eller om dine oplysninger til os om din ansættelseshistorik og uddannelsesmæssige baggrund er sandfærdige.
3. Opfyldelse af retlige forpligtelser. Dette formål retter sig mod behandlingen af Personoplysninger, som er nødvendig for at overholde love, regler og branchevejledninger, som FedEx er underlagt, samt behandlingen af Personoplysninger, som er nødvendig for overholdelse af interne FedEx-politikker. Omfattet er behandling af Personoplysninger, som er nødvendig som del af whistleblower-forpligtelser, Screening af kandidater før ansættelse samt afstemning af medarbejdernavne med navne på såkaldte lister over udpegede personer.

Betingelser for behandling af følsomme Personoplysninger

FedEx behandler udelukkende følsomme Personoplysninger med henblik på Screeningen af kandidater før ansættelse (som nævnt i punkt 2), hvis der foreligger et retsgrundlag dertil. Derudover skal FedEx opfylde en eller flere af følgende særskilte betingelser:

• Behandlingen er nødvendig for at opfylde de forpligtelser samt udøve de særlige rettigheder, du eller FedEx har på ansættelsesområdet og inden for området for social sikring og social beskyttelse
• De følsomme Personoplysninger er tydeligvis offentliggjort af dig;
• Behandlingen er nødvendig på grund af betydelig offentlig interesse, eller
• Behandlingen er nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstolene udøver deres embedsfunktion.

4. Hvem har adgang til dine Personoplysninger?

FedEx deler under følgende omstændigheder dine Personoplysninger internt og med tredjeparter:

• Med sine filialer, driftskoncerner, datterselskaber og afdelinger eller med tredjeparter, hvis dette er nødvendigt til de formål, der er angivet ovenfor. Hvis det er nødvendigt, vil FedEx påkræve tredjeparter at udføre aktiviteter på en måde, der er i overensstemmelse med lovgivningen, samt FedEx' politikker og retningslinjer for databeskyttelse.
• Med databehandlere, dvs. parter, som behandler Personoplysninger på vores vegne. I sådanne tilfælde må disse tredjeparter kun bruge dine Personoplysninger til de formål, som er beskrevet ovenfor, og kun i overensstemmelse med vores instrukser. FedEx benytter sig kun af databehandlere, som giver tilstrækkelige garantier for implementeringen af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger samt sikrer beskyttelsen af de registrerede personers rettigheder.
• Med FedEx-medarbejdere, hvis det er nødvendigt for udførelsen af deres opgaver. I sådanne tilfælde vil adgang kun blive givet, hvis det er nødvendigt til ovenstående formål, og kun hvis medarbejderen er underlagt tavshedspligt.
• Hvis det er påkrævet ved lov, dommerkendelse eller andre retsskridt, fx med retshåndhævende myndigheder eller andre offentlige myndigheder for at etablere eller udøve vores juridiske rettigheder eller i forbindelse med en virksomhedstransaktion, såsom et frasalg, en fusion, konsolidering eller salg af aktiver eller i det usandsynlige tilfælde af, at FedEx går konkurs.

5. Hvor længe opbevarer FedEx dine Personoplysninger?

Vi opbevarer dine Personoplysninger så længe, det er nødvendigt til opfyldelsen af de(t) formål, hvormed vi behandler dine Personoplysninger, og i overensstemmelse med (lokal) lovgivning. Når opbevaringsperioden er udløbet, sletter vi eller anonymiserer vi dine Personoplysninger, medmindre vi er nødt til at opbevare visse af dine Personoplysninger til andre formål. Vi gør udelukkende dette, hvis der foreligger et retsgrundlag for at opbevare dine Personoplysninger. Vi sikrer også, at disse Personoplysninger kun behandles for at overholde retsgrundlaget.

 

Vi har fx behov for dine Personoplysninger for at kunne færdiggøre ansøgningsprocessen, hvis du søger ansættelse hos FedEx. FedEx opbevarer de Personoplysninger, som du giver, når du søger ansættelse, i op til fire uger efter ansøgningsprocessen er afsluttet, eller – med dit samtykke – i et år, efter ansøgningsprocessen er afsluttet.

 

Kontakt os venligst ved hjælp af ovenstående kontaktoplysninger, hvis du har spørgsmål om bestemte opbevaringsperioder.

6. Hvilke forholdsregler tager FedEx for at beskytte dine Personoplysninger?

FedEx har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine Personoplysninger mod utilsigtet eller ulovlig behandling, herunder ved at sikre, at:

• Dine Personoplysninger er beskyttet mod uautoriseret adgang
• Det garanteres, at dine Personoplysninger er underlagt fortrolighed
• Integriteten og tilgængeligheden af dine Personoplysninger opretholdes
• Personalet er uddannet i kravene til informationssikkerhed
• Faktiske eller formodede sikkerhedsbrud rapporteres i overensstemmelse med gældende lov

7. Hvor overfører FedEx dine personoplysninger til?

Idet vi driver forretning i mange lande og har etableret internationale medarbejdersystemer, kan FedEx være nødt til at overføre dine Personoplysninger til steder uden for det land, hvor du er bosat. Når vi overfører Personoplysninger, vil FedEx under alle omstændigheder sikre sig, at en sådan overførsel er omfattet af passende sikkerhedsforanstaltninger.

 

Overførsel af Personoplysninger fra det europæiske økonomiske samarbejdsområde (”EØS”) til driftsenheder, datterselskaber og enheder i FedEx-koncernen uden for EØS er underlagt de Bindende Virksomhedsregler som anført i artikel 47 af EU’s generelle databeskyttelsesforordning (”GDPR”).

 

Overførsler til tredjeparter (uden for EØS) er underlagt en kontrakt på baggrund af standardbestemmelser for dataoverførsler, der er godkendt af Europa-Kommissionen, eller omfattet af andre passende sikkerhedsforanstaltninger, som anført i artikel 46 i GDPR. Hvis du ønsker yderligere oplysninger om disse sikkerhedsforanstaltninger, bedes du kontakte euprivacy@fedex.com.

8. Hvilke rettigheder har du i forbindelse med dine personoplysninger?

I henhold til de love, der gælder for brugen af dine Personoplysninger, har du visse rettigheder med hensyn til dine Personoplysninger. Bemærk dog, at vi skal foretage en afvejning af dine rettigheder og din anmodning mod vores rettigheder og forpligtelser til at behandle dine Personoplysninger og beskytte andres rettigheder og frihedsrettigheder. Nedenfor er der givet en forklaring på en række af de rettigheder, du har i forbindelse med dine Personoplysninger, således som de finder anvendelse inden for EØS:

 

Retten til indsigt

Du har ret til at modtage en kopi af de Personoplysninger, vi opbevarer om dig, og du har ret til indsigt i, hvordan vi bruger disse Personoplysninger. Du vil som regel modtage dine Personoplysninger i digitalt format. Vi kan bede dig om at bekræfte din identitet, før vi giver dig adgang til de oplysninger, du har bedt om.

 

Ret til berigtigelse

Vi træffer passende foranstaltninger for at sikre, at de oplysninger, vi opbevarer om dig, er nøjagtige og fuldstændige. Hvis du dog mener, at dette ikke er tilfældet, kan du bede os om at rette eventuelle ufuldstændige eller unøjagtige Personoplysninger, som vi behandler om dig.

 

Retten til sletning

Du har ret til at bede os om at slette dine Personoplysninger, fx når de Personoplysninger, vi har indsamlet, ikke længere er nødvendige for at opfylde det oprindelige formål, når Personoplysningerne er forældede, eller når du trækker dit samtykke tilbage. Dette skal dog opvejes mod andre faktorer.
Vi kan fx være ude af stand til at imødekomme din anmodning på grund af visse retlige eller lovgivningsmæssige forpligtelser.

 

Retten til begrænsning af behandling

Du har ret til at bede os om (midlertidigt) at stoppe brugen af dine Personoplysninger, fx hvis du mener, at de Personoplysninger, vi opbevarer om dig, er unøjagtige, eller hvis du mener, at vi ikke længere har behov for at bruge dine Personoplysninger.

 

Retten til dataportabilitet

Under visse omstændigheder er du berettiget til at bede os om at overføre Personoplysninger, som du har givet til os, til en tredjepart efter eget valg. Du kan kun udøve en sådan ret, hvis du har givet os Personoplysningerne, og behandlingen foretages elektronisk på baggrund af dit samtykke eller med henblik på at opfylde vores forpligtelser i henhold til en kontrakt indgået med dig.

 

Retten til at gøre indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af Personoplysninger, der er baseret på vores berettigede interesser. FedEx vil straks stoppe brugen af dine Personoplysninger, hvis du beder os om at stoppe brugen af dine Personoplysninger med henblik på markedsføring. Vi behandler ikke længere Personoplysninger til andre formål på baggrund af vores berettigede interesser, hvis du gør indsigelse derimod, medmindre vi har tungtvejende og berettiget grund til en sådan behandling. Bemærk dog, at vi muligvis ikke kan levere visse ydelser eller goder, hvis vi er ude af stand til at behandle de Personoplysninger, der er nødvendige til dette formål.

 

Rettigheder i forbindelse med automatiske afgørelser

Du har ret til ikke at være underlagt automatiske afgørelser, herunder profilering, som skaber retsvirkninger for dig eller har en lignende effekt. Hvis der træffes automatisk afgørelse mod dig, og du ikke er enig i resultatet, kan du kontakte os ved hjælp af nedenstående oplysninger og bede os om at se afgørelsen igennem.

 

Retten til tilbagetrækning af samtykke

Vi kan i særlige tilfælde bede om dit samtykke til at behandle dine Personoplysninger.  Når vi gør dette, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. FedEx stopper al yderligere behandling, så snart du har trukket dit samtykke tilbage. Dette påvirker dog ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted, før du trak dit samtykke tilbage.

Benyt venligst dette link hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

9. Hvad gør du hvis du har andre spørgsmål eller klager?

Spørgsmål eller klager angående behandlingen af dine Personoplysninger kan rettes mod FedEx ved hjælp af de kontaktoplysninger, som er angivet øverst i denne Privatlivspolitik.

Du har også ret til at indgive en klage til den kompetente (lokale) datatilsynsmyndighed i den retskreds, hvor du arbejder, bor, eller hvor en påstået overtrædelse finder sted. Som udgangspunkt er hovedtilsynsmyndigheden for FedEx inden for EØS det hollandske datatilsyn (hollandsk DPA), medmindre den påståede overtrædelse udelukkende er et lokalt anliggende. Du kan finde en liste over de europæiske datatilsynsmyndigheder her.

10. Vil denne Privatlivspolitik blive opdateret?

FedEx kan til enhver tid opdatere denne Privatlivspolitik. I tilfælde af ændringer med alvorlige konsekvenser bestræber FedEx sig på aktivt at give dig besked om sådanne ændringer

(c) 2019 FedEx